Taloyhtiön korjaustoiminta

Taloyhtiön korjaustoiminta

Oikea-aikainen korjaaminen säästää resursseja ja rahaa.

Korjausrakentamisella voidaan energiankulutuksen ja kasvihuonepäästöjen vähentämisen lisäksi parantaa asuinviihtyvyyttä, hillitä asuinkustannusten nousua ja nostaa kiinteistön arvoa.

Taloyhtiön ikääntyessä pelkkä huoltotoiminta ei riitä. Taloa on korjattava. Korjaustoiminnan on oltava suunnitelmallista ja suunniteltua. Talossa on korjattava oikeita asioita oikeaan aikaan.

Korjaustoimintaa ohjaa taloyhtiön yhtiökokouksen vuosittain vahvistama korjausohjelma (PTS). Taloyhtiön johto, hallitus ja isännöitsijä huolehtivat yhdessä siitä, että vahvistettua suunnitelmaa noudatetaan ja että se on aina ajan tasalla.

Piha, rakennus ja sen tekniset laitteet vaativat säännöllistä kunnostamista tai uusimista. Asumismukavuus- ja energiatehokkuusvaatimukset edellyttävät muutoksia taloyhtiön alkuperäisiin ratkaisuihin.

Energiatehokkuutta kannattaa parantaa osana normaalia korjausrakentamista ja suunnitelmallista kiinteistön kunnossapitoa.  Ehjää ja toimivaa ei tarvitse, eikä kannata korjata. Energiatehokas rakennus kuluttaa kuitenkin vähemmän, joten on järkevää arvioida, mitkä ovat rakennuksen korjausten yhteydessä parhaat keinot parantaa energiatehokkuutta. Huolellinen suunnittelu ja toteutus parantavat rakentamisen loppulaatua.

SKH-ISÄNNÖINTI OY ON VALINNUT STRATEGISEKSI PAINOPISTEEKSEEN ONNISTUMISEN TALOYHTIÖIDEN KORJAUSHANKKEISSA.

SKH Isännöinnin vahvuuksia ovat:

  • lähes 40 vuoden kokemus taloyhtiöiden korjaustoiminnasta
  • korjausrakennuttamiseen erikoistunut tekninen henkilökunta
  • pääkaupunkiseudun rakennusmarkkinoiden ja toimijoiden tuntemus, riippumattomuus urakoiden toteuttajista
  • taloyhtiö sisäistää hankkeiden projektinjohdon – osaaminen ja tieto jäävät taloyhtiön käyttöön sen elinkaaren ajaksi
  • kustannus– ja vertailutietoisuus korjaushankkeista

SKH Isännöinnissä taloyhtiön rakennushankkeet voidaan hoitaa eri tavoin. Alla on esitetty neljä erilaista toimintatapaa.

Korjaushanke tuo taloyhtiölle taloyhtiön muusta hallinnosta poikkeavia tehtäviä ja vastuita sekä kasvattaa työmäärää. Tämän tehtäväkuvauksen tarkoituksena on selkeyttää korjaushankkeen aikana taloyhtiön vastuulle tulevia tehtäviä sekä näiden suorittamiseen liittyviä isännöintitoimiston palveluveloituksia.

Rakennushankkeeseen ryhtyvä on taloyhtiö – ei isännöitsijätoimisto. Taloyhtiöllä on paljon velvollisuuksia korjaushankkeissa.

SKH Isännöinti haluaa olla korjaushankkeissa taloyhtiön tukena ja apuna, jotta varmistetaan sujuva asioiden kulku.

Ennen hankkeeseen ryhtymistä taloyhtiön hallitus sopii SKH:n kanssa, missä roolissa ja millä valtuuksilla kukin toimii hankkeessa. Jokaista rakennusprojektia tulee johtaa. Hankkeen johtamistavasta päättää taloyhtiön hallitus yhtiökokouksen valtuuttamana. Kaikilla hankkeen osapuolilla tulee olla tiedossa kuka rakennushanketta johtaa.

Projektijohdon vaihtoehtomallit

A.
SKH:n projektijohto ja siihen kuuluva tehtäväsisältö hankkeen talouden ja hallinnon osalta:
SKH hoitaa kaikissa taloyhtiön korjaushankkeissa isännöintisopimukseen kuuluvana tehtävänä hankkeen talouden ja hallinnon. Veloitus palveluhinnaston perusteella.

  • Sopimushallinta
  • Valtakirjojen myöntäminen (mm. rakennusluvan hakeminen, katualueen vuokraus, kaivulupa)
  • Ostojen tekeminen ostojärjestelmästä, laskujen maksaminen, hankkeen talouden seuranta
  • Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset
  • Hanketta koskevien tietojen ylläpito
  • Sähköisten tietopaikkojen ylläpito
    • Hankkeen piirustukset ja asiakirjat
    • Hankkeen muistiinpanot
  • Tarvittavien päätösten hakeminen taloyhtiöltä, hallituksen kokouksissa sekä yhtiökokouksissa
  • Hankkeen budjettiesityksen laatiminen, talousarvio
  • Muutostyön kirjaaminen huoneistorekisteriin
  • Avustuksen hakeminen ja maksatus, halliuksen päättämällä tavalla
  • Verottajailmoitukset
    • Ostot, sopimukset ja tilaukset. SKH tekee kuukausittain ilmoitukset verottajalle ostojärjestelmään ilmoitetuista tehdyistä tilauksista, tilauksiin kohdistuneista laskuista sekä maksetuista laskuista.
    • Verottajailmoituksia varten urakoitsija ei tarvitse ”työmaa-avainta”, eikä sitä taloyhtiö tilaa.
  • Lainan hakeminen
    • SKH kilpailuttaa lainan ja tekee hallitukselle esityksen valittavasta lainan tarjoajasta.
    • Rahoituskysely ja osakkaiden maksuosuuksien perustaminen.
    • Lainaosuusjärjestelyt
  • Kiinteistövakuutuksen riskilisä
    • Ennen urakan alkamista hanketta hoitava tekee toimeksiannon SKH:n yhteyshenkilölle kiinteistövakuutuksen riskilisän korottamisesta.
  • Sähköisten tietojen ylläpito rakentamisen aikana
    • SKH Isännöinti säilyttää asiakirjat sähköisesti
  • Takuutarkastuksesta huolehtiminen

SKH:n projektijohdon tehtäväsisältö

B.
Jos hallitus ei hoida sisäisesti tai palkkaa ulkopuolista projektijohtoa, SKH Isännöinti hoitaa projektijohdon. Laskutus tapahtuu lisäpalveluhinnaston perusteella.

  • Hankevalmistelu (lähtötietojen kerääminen ja hankkeen perustaminen järjestelmiin)
  • Tarjousten vertailu
  • Kaupallisten asiakirjojen laadinta (urakkaohjelma, työturvallisuusasiakirja)
  • Sopimusten laadinta (urakka- ja konsulttisopimukset)
  • Huoltotoimen organisoiminen työmaan aikana
  • Hankkeen etenemisestä huolehtiminen
  • Yhteydenpito hankkeen eri osapuoliin, hallituksen yhteyshenkilönä toimiminen
  • Asunto-osakeyhtiölain huomioiminen rakennushankkeissa
    • Osakkaiden yhdenvertaisuusperiaatteet
    • Osakasmuutostöiden hyväksymisperiaatteet
    • Kunnossapitovastuu
    • Tiedottaminen taloyhtiön vuokralaisille ja osakkaille remontin alkamisesta
  • Hankkeen etenemisestä huolehtiminen
  • Yhteydenpito hankkeen osapuoliin
  • Toimiminen rakennushankkeeseen ryhtyvän edustajana rakentamisen osapuoliin ja käyttäjiin nähden sekä tälle asetetuista lakisääteisistä vastuista ja tehtävistä huolehtiminen, mm.
    • Maankäyttö- ja rakennuslaki, ja –asetus (Esim. Suunnitteluun liittyvät huolehtimisvelvollisuudet, rakennusluvan noudattaminen, tarkastusasiakirjan varmistaminen, valvontasuunnitelman noudattamisen varmistaminen)
  • Valtioneuvoston asetus rakennustyön turvallisuudesta
    • Esim. turvallisuuskoordinaattorin nimeäminen
  • Rakennusmääräyskokoelma
    • Rakennusmääräykset työmaalla
  • Rakennushankkeeseen ryhtyvän on huolehdittava sekä allekirjoitettava MRL 153§:n mukainen ilmoitus loppukatselmusta varten ja tarkastusasiakirjan yhteenveto.
    • Rakennustyö on saatettu loppuun rakennusluvan sekä rakentamista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti
    • Rakennukset ja niiden osat ovat turvallisia, terveellisiä ja käyttökelpoisia ja ne on rakennettu rakennusluvan sekä rakentamista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti
    • Rakennusvalvontaviranomaisen määräämät katselmukset ja tarkastukset sekä niissä vaaditut toimenpiteet on tehty
    • Muuhun lakiin perustuvat ja rakennuksen käyttöturvallisuuteen olennaisesti vaikuttavat tarkastukset ja niissä vaaditut toimenpiteet on tehty
    • Rakennusvaiheiden vastuuhenkilöt sekä työvaiheita tarkastaneet henkilöt ovat varmentaneet tekemänsä tarkastukset rakennustyön tarkastusasiakirjaan
    • Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohje on riittävässä laajuudessa valmis ja toimitettavissa rakennuksen omistajalle
  • Taloyhtiön riskien hallinnasta huolehtiminen
    • Vastaanottomenettely
    • Maksuerien hallinta
    • Asukkaiden turvallisuus
  • Tiedottamisen ja viestinnän järjestäminen asukkaille ja ulkopuolisille osakkaille sekä aloitustiedotteen laatiminen – urakoitsija vastaa urakan aikaisesta tiedottamisesta
  • Asukas-/osakastilaisuuksien järjestämisestä huolehtiminen
  • Korjaushankkeen luovutusasiakirjojen toimittamisen varmistaminen
  • Kilpailuttaminen (suunnittelu, valvonta, urakoitsijat)
  • Pöytäkirjojen ja muistioiden laatiminen
  • Kokoukset, info- ja asukastilaisuudet, katselmukset, tarkastukset sekä kiinteistökäynnit

Taloyhtiön hallituksen omatoimiprojektijohto, projektijohdon tehtäväsisältö

C.
Taloyhtiön hallitus voi SKH Isännöinnissä hoitaa myös sisäisesti korjausrakentamisen projektijohdon tehtävät. Tällöin hallituksen valitsema henkilö toimii hankkeeseen ryhtyvän edustajana. Hallituksen tulee ilmoittaa SKH:lle roolit hankevalmistelun aikana. SKH hoitaa kohdan A. mukaiset tehtävät ja nimeää hankkeelle yhdyshenkilön, ei isännöitsijä.

  • Hankevalmistelu (lähtötietojen kerääminen ja hankkeen perustaminen järjestelmiin) *
  • Tarjousten vertailu*
  • Kaupallisten asiakirjojen laadinta (urakkaohjelma, työturvallisuusasiakirja) *
  • Sopimusten laadinta (urakka- ja konsulttisopimukset) *
  • Huoltotoimen organisoiminen työmaan aikana
  • Hankkeen etenemisestä huolehtiminen
  • Yhteydenpito hankkeen eri osapuoliin, hallituksen yhteyshenkilönä toimiminen
  • Toimiminen rakennushankkeeseen ryhtyvän edustajana rakentamisen osapuoliin ja käyttäjiin nähden sekä tälle asetetuista lakisääteisistä vastuista ja tehtävistä huolehtiminen, mm.
    • Maankäyttö- ja rakennuslaki, ja –asetus, esim. suunnitteluun liittyvät huolehtimisvelvollisuudet, rakennusluvan noudattaminen, tarkastusasiakirjan varmistaminen, valvontasuunnitelman noudattamisen varmistaminen
  • Valtioneuvoston asetus rakennustyön turvallisuudesta
    • Esim. turvallisuuskoordinaattorin tehtävien suorittamisen varmistaminen
  • Rakennusmääräyskokoelma
    • Rakennusmääräysten noudattamisen varmistaminen
  • Rakennushankkeeseen ryhtyvän on huolehdittava sekä allekirjoitettava MRL 153§:n mukainen ilmoitus loppukatselmusta varten ja tarkastusasiakirjan yhteenveto
    • Rakennustyö on saatettu loppuun rakennusluvan sekä rakentamista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti
    • Rakennukset ja niiden osat ovat turvallisia, terveellisiä ja käyttökelpoisia ja ne on rakennettu rakennusluvan sekä rakentamista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti
    • Rakennusvalvontaviranomaisen määräämät katselmukset ja tarkastukset sekä niissä vaaditut toimenpiteet on tehty
    • Muuhun lakiin perustuvat ja rakennuksen käyttöturvallisuuteen olennaisesti vaikuttavat tarkastukset ja niissä vaaditut toimenpiteet on tehty
    • Rakennusvaiheiden vastuuhenkilöt sekä työvaiheita tarkastaneet henkilöt ovat varmentaneet tekemänsä tarkastukset rakennustyön tarkastusasiakirjaan
    • Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohje on riittävässä laajuudessa valmis ja toimitettavissa rakennuksen omistajalle
  • Taloyhtiön riskien hallinnasta huolehtiminen
    • Vastaanottomenettely
    • Maksuerien hallinta
    • Asukkaiden turvallisuus
  • Tiedottamisen ja viestinnän järjestäminen asukkaille ja ulkopuolisille osakkaille sekä aloitustiedotteen laatiminen – urakoitsija vastaa urakan aikaisesta tiedottamisesta
  • Asukas-/osakastilaisuuksien järjestämisestä huolehtiminen
  • Korjaushankkeen luovutusasiakirjojen toimittamisen varmistaminen
  • Kilpailuttaminen (suunnittelu, valvonta, urakoitsijat) *
  • Pöytäkirjojen laatiminen
  • Kokoukset, info- ja asukastilaisuudet, katselmukset, tarkastukset sekä kiinteistökäynnit
  • Turvallisuuskoordinaattorina/valvojana toimiminen
  • Taloyhtiön hallitus hoitaa hankkeen johtotehtävät. SKH nimeää hankkeelle yhdyshenkilön. Hankekokouksiin ei osallistu SKH:n edustajaa. Hallinnon- ja talouden hoitokustannuksista veloitetaan SKH:n palveluhinnaston ”Taloyhtiön ostotoiminta, hankinta ja rahoitus” – kohdan mukainen kustannus.
  • Kun projektia johtaa joku muu taho kuin SKH-Isännöinti Oy, tilaajana ja rakennuttajana toimivan taloyhtiön edustajaksi sopimuksiin nimetään hallituksen puheenjohtaja.

*voidaan tilata SKH:lta

D.
Jos hallitus valitsee korjaushankkeelle ulkopuolisen projektijohtajan, toimii valittu projektijohtaja hallituksen valtuuttamana rakennushankkeeseen ryhtyvän edustajana. SKH hoitaa kohdan A. mukaiset tehtävät ja nimeää hankkeelle yhdyshenkilön, ei isännöitsijä.

  • Projektinjohtaja toimii korjaushankkeessa tilaajan ja rakennuttajan edustajana. SKH toimii rakennuttajan ja tilaajan edustajana ainoastaan hankkeissa, joissa hoitaa ko. tehtäviä ja vastuita projektinjohtajan roolissa.
  • Kun projektia johtaa joku muu taho kuin SKH-Isännöinti Oy, tilaajana ja rakennuttajana toimivan taloyhtiön edustajaksi sopimuksiin nimetään tällöin hallituksen puheenjohtaja tai hallituksen valtuuttama kuten rakennuttajakonsultti.
  • Sopimuksissa SKH:n yhteystiedot mainitaan ainoastaan taloyhtiön laskutusosoitteessa, joka löytyy SKH:n kotisivuilta.

SKH:lle toimitetaan:

  • sopimus projektisjohtotehtävistä, viittaus esim. RT Rakennuttamisen tehtäväluetteloon
  • korjaushankkeen asiakirjat
  • suunnitelmat
  • rakennuslupa
  • pöytäkirjat
  • maksukelpoiset laskut
  • vakuustodistukset
  • luovutusasiakirjat

Tilaaja / rakennushankkeeseen ryhtyvän edustaja allekirjoittaa:

  • sopimukset
  • valtakirjat
  • tilaukset
  • rakennusvalvonnan tarkastusasiakirjayhteenvedon
  • pöytäkirjat

Allekirjoittajana toimii hallituksen puheenjohtaja tai hallituksen valtuuttama taho kuten projektinjohtaja. SKH ei allekirjoita asiakirjoja hankkeissa, joissa ei edusta rakennuttajaa tai tilaajaa.

SKH nimeää hankkeelle yhdyshenkilön. Hankekokouksiin ei osallistu SKH:n edustajaa. Hallinnon- ja talouden hoitokustannuksista veloitetaan SKH:n palveluhinnaston ”Taloyhtiön ostotoiminta, hankinta ja rahoitus” – kohdan mukainen kustannus.

Viestintä

Kaikissa projektimalleissa viestintä toteutetaan SKH:n sähköisellä viikkokirjeellä.

Asiakaspalvelu

SKH:n hoitaessa projektijohtoa, saapuvien korjaushankkeeseen liittyvien yhteydenottojen hoitaminen sekä näiden viestien välittäminen oikeille osapuolille. Yhteydenotot SKH-Isännöinti Oy:n asiakaspalveluun.

Asiakaspalvelun osoite on:
SKH-Isännöinti Oy
PL 90
15101 Lahti
p. 09 530 8860
asiakaspalvelu(at)skh.fi

Hallituksen hoitaessa projektijohtoa, saapuvien korjaushankkeeseen liittyvien yhteydenottojen hoitaminen sekä näiden viestien välittäminen oikeille osapuolille.

Isännöitsijän rooli korjaushankkeessa

Korjaushankkeissa SKH nimeää valitun projektimallin mukaisesti yhdyshenkilön, joka toimii SKH:n edustajana ko. hankkeissa.

Laskujen maksaminen

Laskujen viitetiedot/ostonumerot pyydetään SKH:n yhdyshenkilöltä.

Taloyhtiön laskutusosoite on:
Asunto Oy Taloyhtiö
C/O SKH Optinen tallennus
PL 92
15101 LAHTI

Laskut toimitetaan laskutusosoitteeseen valvojan kuittauksella varustettuna ja laskut pannaan maksuun, kun laskut saapuvat. Laskujen arkistointi min 10 vuotta sekä näiden kirjanpito.

Vakuudet

Vakuudet toimitetaan taloyhtiön laskutusosoitteeseen, jossa ne arkistoidaan, merkitään vakuusrekisteriin ja huolehditaan niiden kirjanpidollisesta käsittelystä.

Osakasmuutostöiden laskuttaminen

Urakoitsijan tulee laskuttaa osakkaiden muutostyöt suoraan osakkaalta, jotta taloyhtiölle ei synny sopimussuhdetta ja vastuita osakkaan omiin muutostöihin liittyen.

Luovutusasiakirjat

Kaikissa projektijohtomalleissa projektijohtajan tulee huolehtia että taloyhtiölle luovutetaan vastaanottokokouksessa hankkeeseen liittyvät asiakirjat (selvitys alla).

Urakan päätyttyä tulee huolehtia, että seuraavat asiakirjat on saatu. Asiakirjat toimitetaan sähköisesti SKH:n yhteyshenkilölle sähköisesti arkistoitavaksi, jotta taloudelliset selvitykset ja puuteilmoitusten käsittely takuuaikana on mahdollista.

  • Tilaajalle luovutetut avaimet, tarvittaessa urakoitsijan todistettava luovutus (esim. kun avain saatu huollolta, lukkoliikkeeltä tms.)
  • Toteutumakuvat sähköisesti tilaajalle toimitettu (lvi, rak, säh, ark ja muut)
  • Hyväksytty urakkapoikkeama- ja lisätyö/hyvitysluettelo, osakkaat (liite) tai vastaava
    • Eli lomake, jossa huoneistoittain esitetty huoneistorekisteriin tehtävät kirjaukset sekä huoneistoittain esitetty osakkaiden hyvitys/erillisveloitusosuudet
  • Hyväksytty urakkapoikkeama- ja lisätyö/hyvitysluettelo, taloyhtiö (liite) tai vastaava
  • Hyväksytty vastaanottolomake (liite) tai vastaava
    • Osakkaiden kuittaukset siitä, että ilmoitetut puutteet on korjattu (tai valvojan kuittaukset, etteivät kuulu urakoitsijan vastuulle)
  • Takuuajan vakuus
  • Taloudellinen loppuselvitys
  • Osakkaiden erillislaskutuksen ja hyvitysten suorittaminen
  • Allekirjoitettu vastaanottokokouksen pöytäkirja
    • Urakoitsijan hallussa olevat taloyhtiön piirustukset (paperiversiot) taloyhtiön arkistokaappiin toimitettuna
  • Käyttö- ja huolto-ohjeet tilaajalle sähköisesti toimitettuna ja paperiversiot huoneistoihin jaettuna.
    • Muu luovutusmateriaali tilaajalle hyväksytysti luovutettu
    • Rakennusvalvonnan tarkastusasiakirjat ja yhteenveto
    • Urakoitsijan huoneistokohtaiset kuittaukset työvaiheiden suorituksesta (huoneistokortti tai vastaava)
    • Takuutodistukset laitteista ja rakenteista, joilla yli 2 v takuu
    • Täytetty ja kuitattu työmaapäiväkirja
    • Korjausohjelman päivittäminen hankkeen osalta
    • Toimintakertomuksen tietojen päivittäminen hankkeen osalta