Edellisessä blogikirjoituksessa avasimme arvojamme, joista yksi tärkeimmistä on riippumattomuus. Palveluntarjoajia asiakkaillemme ehdottaessamme tämän asian tärkeys korostuu. Yhtä tärkeää kuin riippumattomuus ja täysi objektiivisuus palveluita vertaillessa on se, että tiedämme alan toimijat ja osaamme ehdottaa taloyhtiön tarpeita vastaavaa toimijaa.
Riippumattomuus koskee kaikenlaisia taloyhtiöille myytäviä palveluita pankeista vesivahinkokorjausten tekijöihin.
Lähtökohta on se, että SKH:ssa kilpailutetaan kaikki taloyhtiön vähäistä suuremmat hankinnat: hallitukset saavat vaikuttaa siihen keneltä tarjouksia pyydetään, mutta toki usein hallitukset odottavat ammattimaisesti toimivalta isännöintiyritykseltä, että hyvistä aiemmista kokemuksista kerrotaan ja näin ollaan aidosti hallituksen apuna kilpailuttamistilanteessa.
Keskitytään tässä tekstissä eniten teknisiä palveluita tarjoaviin palveluntarjoajiin, jotka ovat kuitenkin merkittävä osa taloyhtiön palveluntarjoajista. SKH:ssa tekniset palvelut jaotellaan hankkeisiin ja tilauksiin. Hankkeet ovat euromääräisesti isompia ja ne sisältävät suurempaa suunnittelua kuin tilaukset. Hankkeet kilpailutetaan aina suunnittelusta lähtien. Tilaukset voivat olla hyvinkin pieniä teknisiä palveluita ja ne saattavat liittyä myös akuutteihin vahinkotilanteisiin. Pieniin tilauksiin liittyen hallituksella voi olla näkemys siitä keneltä työ halutaan tilattavan ja tätä aina noudatamme. Mikäli hallituksella ei ole näkemystä, niin pienet ja akuutit työt teetetään usein taloyhtiön jo ennestään tuntevalla ja hyväksi havaitulla urakoitsijalla. Joskus joudutaan turvautumaan myös yleisesti hyväksi todettuun tekijään, vaikka kohde olisi hänelle vieras.
Tällöin taloyhtiö toimii usein pelkästään meiltä saatavan tiedon varassa kireällä aikataululla. Arviomme perustuvat aina objektiiviseen ja riippumattomaan mielipiteeseen ja siksi eettiset ohjeemme ovat hyvin tiukat. Arvioinnissa ratkaisee vain meidän kokemus urakoitsijan tekemästä työstä ja toki tekijä valikoituu myös taloyhtiön sijainnin perusteella. Saamme järjestelmistämme helposti ulos tiedon ketkä ovat vastaavia tehtäviä ko. postinumeroalueella tehneet ja miten he ovat työssään onnistuneet. Toki valinnassa huomioidaan myös se, että kerran hyväksi todettu ei aina ole hyvä. Viimeisimmät kokemukset ratkaisevat eniten ja tilaa annetaan myös uusille palveluntarjoajille. Palveluntarjoajien arvioiminen on osa teknisten isännöitsijöidemme jokapäiväistä työtä.
Isojen hankkeiden kilpailutus on luonnollisesti paljon prosessoidumpaa kuin pienten tilausten tai akuuttien vauriokorjausten. Hankkeiden osalta toivomme hallituksilta aktiivista otetta kilpailutuksessa. Lähtökohtaisesti pyydämme suunnittelusta ja toteutuksesta tarjouksia ainakin 4-5 tekijältä. Yleensä hallituksella on aikaa keskustella siitä, keneltä tarjouksia pyydetään. Toki on meidän tehtävämme tuoda heille ehdotuksia, mikäli he eivät tekijöitä ennestään tiedä eivätkä halua lähteä itse alusta asti asiaan perehtymään. Toivottavaa aina on, että hallitus kartoittaisi myös omaa näkemystä taloyhtiölle sopivasta palveluntarjoajasta. Tämän voi tehdä esimerkiksi soittamalla referenssikohteisiin. Hankkeissa päätöksen palveluntarjoajasta tekee yhtiökokous tai yleisemmin yhtiökokouksen valtuuttamana hallitus, ei koskaan isännöitsijä.
Oikean palveluntarjoajan löytäminen ja valitseminen on moniulotteinen aihe isännöinnissä. Ammattimaisen isännöintiyrityksen tulee tuntea toimijat, mutta riippumattomuuden tulee olla ehdotonta. Pienillä paikkakunnilla asian arkuus korostuu, mutta kyllä pääkaupunkiseudullakin törmätään väistämättä tilanteisin, jossa palveluntarjoajalla on jotain sidonnaisuuksia SKH:hon. SKH:n entisiä työntekijöitä on esimerkiksi historian saatossa siirtynyt taloyhtiöille muita palveluita tuottavien organisaatioiden palvelukseen. Näistä sidonnaisuuksista kerromme tarvittaessa avoimesti.
Maria Kulomäki
Lakimies, OTM, VT
SKH-Isännöinti Oy