Rekisteriseloste

Yleiset periaatteet

Tietolähteet. Rekistereihin kerätään tietoja rekisteröidyiltä itseltään työ- tai asiakassuhteen syntymisen yhteydessä ja sen kestäessä eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse ja sähköpostitse. Henkilöön liitettäviä tietoja kertyy myös taloyhtiösivuille kirjautumisen yhteydessä ja niitä käytettäessä. Tiedon ajantasaisuuden varmistamiseksi tietoja päivitetään viranomaislähteistä ja muilta palveluntarjoajilta.

Alihankkijat ja tietojen siirto. SKH-Isännöinti Oy voi luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön sallimissa rajoissa ja käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä. Henkilötietoja ei siirretä käsiteltäväksi Euroopan unionin ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet. Turvaamme rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet: oikeuden saada pääsy itseään koskeviin tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista, rajoittaa tai vastustaa käsittelyä sekä tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Oikaisemme, poistamme ja täydennämme virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Tietoturva. Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on siihen oikeus ja joita koskee salassapitovelvollisuus. Käsittelyssä on toteutettu tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet: henkilöstö on ohjeistettu ja järjestelmien tietoturvasta on huolehdittu. Ilmoitamme asunto-osakeyhtiön hallitukselle välittömästi palveluihimme liittyvistä tietoturvaloukkauksista tai vähäistä suuremmista uhista, ja teemme voimassa olevan normiston edellyttämät ilmoitukset viranomaisille ja niille, joiden tietojen suojaa on loukattu.

Yhteydenotot. Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä: Juha Kulomäki · asiakaspalvelu@skh.fi · p. +358 45 491 22 82.

Asiakasrekisterit

Taloyhtiönne hankkii isännöintipalvelut yritykseltämme, joten käsittelemme taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etu eli asiakassuhde ja asiakastaloyhtiön hallinnon hoito. Tietosuoja on meille tärkeää, mutta pidämme huolen siitä, ettei tietosuojan varjolla rakenneta tarpeetonta muuria taloyhtiön ja osakkaiden välille.

Asiakasrekisterimme sisältää isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista muun muassa: huoneiston tiedot, asukkaiden etu- ja sukunimet, henkilötunnukset silloin kun ne ovat yksilöimisen takia välttämättömiä, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot sekä sisään- ja poismuuttoajankohdat. Säilytämme tietoja sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Tietoja käytetään taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiölle, sekä viranomaiselle lakiin perustuvasta tietopyynnöstä. Kaikki käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

Henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä, ja niitä käyttävät ainoastaan työntekijämme suojatuilla työasemillaan henkilökohtaisilla tunnuksillaan. Tiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla riittävän tietoturvatason turvaamiseksi; palvelimet sijaitsevat EU:n alueella. Paperiset asiakirjat säilytämme lukitussa tilassa.

Asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä	SKH-Isännöinti Oy, Beckerintie 8, 00410 Helsinki, p. +358 45 491 22 82
Rekisteriasioista vastaava	Juha Kulomäki · asiakaspalvelu@skh.fi · p. +358 45 491 22 82
Käyttötarkoitus	Asiakassuhteen hoitaminen, asiakkaan tunnistaminen, vuokra- ja vastikereskontran hoito sekä perintä, oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen, lakiin perustuvat viranomaisvelvoitteet sekä asiakassuhteen kehittäminen ja tilastointi.
Tietosisältö	Asiakkaan etu- ja sukunimet, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, kansalaisuus, siviilisääty, samassa osoitteessa asuvien lukumäärä, pankkiyhteystiedot sekä asiakkaan itse antamat muut yhteystiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet	Asiakas itse, väestörekisteri ja MML:n osakehuoneistorekisteri sekä muut viranomaislähteet lain asettamissa rajoissa.
Tietojen luovutukset	Asiakkaan tietoja taloyhtiön edustajille ja palveluntarjoajille tehtävien hoitamiseksi. EU:n ulkopuolelle tietoja ei luovuteta.
Suojauksen periaatteet	Rekisteri on salasanasuojattu ja tietoja voivat käsitellä vain nimetyt henkilöt.

Muut rekisterit

Markkinointirekisteri

Rekisterinpitäjä	SKH-Isännöinti Oy, Beckerintie 8, 00410 Helsinki, p. +358 45 491 22 82
Rekisteriasioista vastaava	Juha Kulomäki · asiakaspalvelu@skh.fi · p. +358 45 491 22 82
Käyttötarkoitus	Palveluista ja tapahtumista tiedottaminen, potentiaalisten ja nykyisten asiakkaiden kontaktointi, asiakassuhteen ylläpito ja kehittäminen sekä suoramarkkinointi. Käsittely perustuu suostumukseen, potentiaaliseen toimeksiantoon tai oikeutettuun etuun.
Tietosisältö	Potentiaalisten henkilöasiakkaiden ja asiakasorganisaatioissa työskentelevien perustiedot: nimi, rooli taloyhtiössä, liitetyt taloyhtiöt, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite sekä osallistumiset tapahtumiin.
Säännönmukaiset tietolähteet	Kontaktointi, tapahtumat ja koulutukset, osoitepalvelut sekä julkiset lähteet. Verkkosivujen kautta tietoa kerätään henkilön suostumuksella.
Tietojen luovutukset	Tietoja ei luovuteta muille kuin mahdollisesti postituksen tai vastaavan toimen suorittajalle. EU:n ulkopuolelle tietoja ei luovuteta.
Suojauksen periaatteet	Pääsynvalvonta.

Rekrytointirekisteri

Rekisterinpitäjä	SKH-Isännöinti Oy, Beckerintie 8, 00410 Helsinki, p. +358 45 491 22 82
Rekisteriasioista vastaava	Juha Kulomäki · asiakaspalvelu@skh.fi · p. +358 45 491 22 82
Käyttötarkoitus	Henkilövalinnat.
Tietosisältö	Hakijan hakemus ja ansioluettelo: perustiedot, koulutustiedot ja työhistoria.
Säännönmukaiset tietolähteet	Työnhakija itse.
Tietojen luovutukset	Hakemukset luovutetaan vain rekrytoinnista vastaavalle henkilölle luottamuksellisina. EU:n ulkopuolelle tietoja ei luovuteta.
Suojauksen periaatteet	Hakemuksia voivat käsitellä vain nimetyt henkilöt. Hakemuksia säilytetään sähköisesti kuusi kuukautta, minkä jälkeen ne hävitetään.

Henkilörekisteri / palkanlaskenta

Rekisterinpitäjä	SKH-Isännöinti Oy, Beckerintie 8, 00410 Helsinki, p. +358 45 491 22 82
Rekisteriasioista vastaava	Juha Kulomäki · asiakaspalvelu@skh.fi · p. +358 45 491 22 82
Käyttötarkoitus	Työsuhdeasioiden hoito, palkanmaksu sekä lain ja sopimusten vaatimat ilmoitukset.
Tietosisältö	Työntekijän yksilöintitiedot, työsuhde-, koulutus-, työaika-, palkka- ja poissaolotiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet	Työntekijä ja työsopimus.
Tietojen luovutukset	Lakisääteiset ilmoitukset eläkevakuutusyhtiöön, verottajalle ja muille viranomaisille. EU:n ulkopuolelle tietoja ei luovuteta.
Suojauksen periaatteet	Tietoja voivat käsitellä vain nimetyt henkilöt. Tiedot on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla; terveydentilatiedot säilytetään erillään muista henkilötiedoista ja manuaaliset tiedot lukituissa kaapeissa.

Työntekijöiden terveydentilatiedot

Rekisterinpitäjä	SKH-Isännöinti Oy, Beckerintie 8, 00410 Helsinki, p. +358 45 491 22 82
Rekisteriasioista vastaava	Juha Kulomäki · asiakaspalvelu@skh.fi · p. +358 45 491 22 82
Käyttötarkoitus	Työntekijöiden terveydentilatietojen seuraaminen.
Tietosisältö	Lääkärintodistukset ja terveystarkastuslausunnot henkilöstöstä.
Säännönmukaiset tietolähteet	Työterveyshuolto ja työntekijöiden käyttämät lääkäriasemat.
Tietojen luovutukset	Sairauspäivärahahakemuksen liitteenä Kelaan ja työtapaturmailmoituksen liitteenä vakuutusyhtiöön. EU:n ulkopuolelle tietoja ei luovuteta.
Suojauksen periaatteet	Vain nimetyt henkilöt; manuaaliset tiedot lukitussa kaapissa erillään muista henkilötiedoista.

Tietojärjestelmät

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään seuraavissa järjestelmissä: kiinteistötietojärjestelmä (osakkaiden ja asukkaiden perustiedot, hallitusten pöytäkirjat, huoneistorekisteri), toiminnanohjaus (taloyhtiön asiat, asiakirjat ja viestintä), kirjanpito ja tositearkisto, palkkahallinta, maksuliikenne, sähköposti sekä Talokanava, jossa hallituksen jäsenet ja tilintarkastajat näkevät tunnuksillaan oman taloyhtiönsä tiedot. Jokainen kirjaus ja asiakirja on näkyvyysasetuksen alainen. Ulkopuolisilla palveluntarjoajilla on pääsy palvelimiin hallitusti ja tunnistautuneena ylläpitäjän roolissa; palvelimet sijaitsevat EU:n alueella.

Taloyhtiöiden itsensä pitämistä lakisääteisistä henkilörekistereistä (osakeluettelo, asukas- ja osakasrekisteri) sekä henkilötunnuksen käsittelystä säädetään asunto-osakeyhtiölaissa ja tietosuojalainsäädännössä. Evästeistä ja verkkopalvelujen tietojen tallennuksesta kerromme erikseen evästesivulla.