Palvelumme ei perustu lupauksiin vaan rakenteeseen
Meillä on yksi isännöintituote ja yksi perushinta. Ei paketteja, joiden eroja pitäisi tulkita. Sen sijaan neljä rakenteellista valintaa erottaa meidät alan tavallisesta mallista.
Yksi nimetty isännöitsijä, joka johtaa kokonaisuutta
Isännöitsijänne on taloyhtiön asioiden johtaja. Hän vastaa asiakkuudesta kokonaisuutena ja asiakkaan tyytyväisyydestä.
Päättää, rajaa ja ohjaa
Hänellä on valtuudet ohjata työ oikealle tekijälle ja päättää sovituissa rajoissa ilman viivettä.
On hallituksen ensisijainen kumppani
Hallitus asioi yhden ihmisen kanssa, ei rinnakkaisten keskustelujen verkoston.
Varmistaa, että hallituksen tahto toteutuu
Myös silloin kun toteuttajia on useita.
Tekninen isännöitsijä ei ole isännöitsijän takana, vaan hänen vierellään
Tämä on se syy, miksi asiat eivät jää meillä pöydälle makaamaan.
- Kaksi ammattilaista, yksi talo. He hoitavat taloyhtiötä yhdessä, ja molemmat tuntevat talon.
- Hän aloittaa työn heti. Arvioi vaurion, selvittää vastuun, hankkii tarjouksen ja ohjaa urakoitsijan sovittujen rajojen puitteissa.
- Hän tapaa hallitusta säännöllisesti ja tuntee talon tekniset kysymykset ilman perehdytystä.
- Kapasiteetti ei ole kiinni yhdestä ihmisestä. Lomat, ruuhkat ja erityisosaaminen eivät pysäytä taloyhtiön asioita.
| Isännöitsijä | 27,8 % |
| Tekninen isännöinti | 19,2 % |
| Asiakaspalvelu | 10,7 % |
| Ostoreskontra | 9,6 % |
| Johto, ICT ja kehitys | 9,1 % |
| Hallinto | 8,5 % |
| Myyntireskontra ja lainaosuudet | 8,5 % |
| Pääkirjanpito ja rahoitus | 6,5 % |
Vahva tekninen resurssi on mallimme perusta. Se on investointi, jonka ansiosta isännöitsijällä on työpöytäaikaa olla hallituksen käytettävissä.
Etukäteen sovitut valtuudet
Tämä on ainoa kohta, jossa emme lupaa jotain omasta puolestamme, vaan toivomme taloyhtiöltä tiettyä toimintatapaa, ja tuemme sitä kaikin tavoin. Päätösvalta kuuluu hallitukselle, eikä isännöinti voi eikä saa ottaa sitä itselleen.
Suosittelemme, että hallitus hyväksyy oman taloyhtiökohtaisen raamin
Siinä sovitaan kerran, selkeästi ja kirjallisesti:
- Päätösvaltarajat eri tilanteille: pienkorjaukset, lisätyöt, laajat korjaukset, kuntotutkimukset, osakasremontit
- Talon tavat: hyväksytyt luottourakoitsijat, viestintäkäytännöt, osakasremonttien valvonta
- Milloin asia tuodaan hallitukselle ja kuka sen tuo
Miten tuemme
Tuomme hallitukselle valmiin pohjan ja ehdotuksen rajoista, jotka sopivat juuri teidän taloyhtiöllenne. Käymme sen läpi yhdessä, hallitus päättää sisällöstä, ja me pidämme siitä kiinni. Raami on hallituksen työkalu, ei meidän.
Kun valtuudet on annettu etukäteen, niitä ei tarvitse hakea jälkikäteen.
Näkyvyys, joka ei vaadi kysymistä
Perjantaikirje ja Voimanäyttö tuovat taloyhtiön tilanteen eteenne ilman että sitä tarvitsee pyytää. Kaikki mitä näette tulee suoraan siitä järjestelmästä, jolla taloyhtiötänne hoidetaan.
Isännöitsijän vuosi on laskettu, ei arvattu
Kysymys ”ehtiikö isännöitsijämme” on mahdoton ilman lukuja. Siksi olemme laskeneet isännöitsijän työvuoden auki tehtävä tehtävältä ja kuukausi kuukaudelta. Alla oleva kuormituskäyrä on yhden isännöitsijämme todellinen vuosi.
Työpäiviä kuukaudessa. Koko vuosi yhteensä 214 työpäivää eli 85 % arkipäivistä, kun lomat on vähennetty. Puskuria jää 11 arkipäivää. Maalis–huhtikuussa työpäiviä kertyy enemmän kuin kuukaudessa on arkipäiviä.
Mistä palkit koostuvat
- Palvelupyyntöjen ohjaus, 2 pv joka kuukausi. Tilannekatsaus myöhässä oleviin ja uusien pyyntöjen raamien asetus: kuka hoitaa, mihin summaan asti, millä prioriteetilla.
- Muu hallinto ja asiakaspalvelu. Kiinteistövälittäjät, tilojen vuokraus, hallintaanotot, yhtiöjärjestysmuutokset, edelleenlaskutus.
- Talous, tilinpäätös ja lainat. Painottuu helmi–huhtikuuhun ja loppuvuoteen: tilinpäätökset ja talousarviot 10 pv/kk, joulukuussa lainojen linkitys palvelupyynnöille.
- Kokoukset ja niiden valmistelu. Kaksi kokouskierrosta kaikille taloyhtiöille, yhtiökokousten valmistelu keväällä ja elokuun 12 päivän kesäloman lopetuspaketti.
Kaksi päivää joka kuukausi, poikkeuksetta
Jokaisessa kuukaudessa on varattu kaksi työpäivää yhteen asiaan: palvelupyyntöjen tilannekatsaukseen ja uusien pyyntöjen raamien asettamiseen. Käytännössä se tarkoittaa, että joku käy läpi, mikä on myöhässä, ja puuttuu siihen. Jokaisesta uudesta asiasta hän päättää, kuka hoitaa, mihin summaan asti ja millä prioriteetilla.
Tämä on se kohta, jossa asioiden eteneminen varmistetaan. Sille on varattu aika, joten se ei jää muistin varaan eikä väisty kiireisen kuukauden alta.
Proaktiivisuus on aikataulutettu
Elokuussa on varattu 12 työpäivää kesäloman jälkeiseen pakettiin: syksyn korjausten tilannevarmistus, osakaskyselyn purku, kilpailutettavien sopimusten valinta ja korjausohjelman läpikäynti hallituksen kanssa.
Syyskuussa varataan kevään kokousajat ja marraskuussa kokouspaikat. Kevät ei siis ala improvisoinnilla.
Kevään huippu on tiedossa etukäteen
Maalis–huhtikuussa työpäiviä kertyy enemmän kuin kuukaudessa on arkipäiviä. Tilinpäätökset, talousarviot ja yhtiökokousten valmistelu osuvat samaan kuuteen viikkoon. Se on koko toimialan ongelma, ei yksittäisen yrityksen.
Me olemme ratkaisseet sen kahdella tavalla: heinäkuun kevyt kuukausi tasaa vuoden, ja yhtiökokous on eriytetty isännöitsijän työnkuvasta omaksi tehtäväkseen.
Miksi yhtiökokouksen eriyttäminen on taloyhtiön etu
Yhtiökokoukset pidetään käytännössä kolmen kuukauden sisällä. Jos ne olisivat isännöitsijän työnkuvassa, hän istuisi juuri sen kevään illat kokouksissa, ja päivät menisivät jälkitöihin. Kaavion maalis–toukokuu näyttää, miten vähän liikkumavaraa niissä kuukausissa muutenkin on.
Silloin taloyhtiön asioita ei ehdittäisi viedä eteenpäin juuri kun kevään korjaushankkeet pitäisi saada liikkeelle. Meillä isännöitsijä keskittyy omiin tehtäviinsä: on puheenjohtajan tavoitettavissa ja huolehtii siitä, että päätökset pannaan viipymättä toimeen. Se jatkuu myös huhtikuussa.
Taloyhtiölle sama valinta näkyy hinnassa. Se ei ole sattumaa: hinnoittelumalli ja työnkuva ovat sama asia kahdesta suunnasta katsottuna.
Mitä vuoteen sisältyy
- Kaksi kokouskierrosta kaikille taloyhtiöille: loppusyksyn ja talven kokous sekä kesälomalle lähtökokous
- Tilinpäätökset ja talousarviot helmi–huhtikuussa, 10 työpäivää kuukaudessa
- Taloyhtiön lainat ja pääomapuoli joka kuukausi
- Huoneistojen ja tilojen vuokraus, hallintaanotot ja virka-apu
- Kiinteistövälittäjien palvelu joka kuukausi
- Lainojen linkitys palvelupyynnöille joulukuussa: tämä on työ, joka pitää hoitojäämän puhtaana
Isännöitsijämme hoitaa useampaa taloyhtiötä kuin alan perinteisessä mallissa, mutta hän tekee eri työtä. Tekninen arki, asiakaspalvelu, taloushallinto ja raportointi hoituvat muualla, ja hänen työaikansa menee kokonaisuuden johtamiseen. Emme väitä, että kohdemäärä olisi itsessään hyvä tai huono luku. Väitämme, että tiedämme mistä se koostuu, ja että se on ainoa tapa luvata mitään ajan riittämisestä. Kysykää sama laskelma jokaiselta tarjoajalta.
Taloyhtiön arjessa kaksi tuttua ihmistä
Isännöitsijä
Vastaa asiakkuudesta kokonaisuutena ja asiakkaan tyytyväisyydestä. Päättää, rajaa, ohjaa ja resursoi. Hallinnoi päätösvaltarajoja ja varmistaa, että taloyhtiön linjaukset toteutuvat. On hallituksen ensisijainen kumppani ja neuvonantaja erityisesti taloudellisissa linjauksissa, rahoitusjärjestelyissä ja korjaushankkeiden ohjauksessa.
Tekninen isännöitsijä
Isännöitsijän työpari, ei hänen varamiehensä. Hoitaa taloyhtiön teknisen arjen kokonaisuudessaan: arvioi korjaustarpeet, selvittää tekniset ja juridiset vastuut, hankkii tarjoukset sekä ohjaa ja valvoo urakoitsijat. Aloittaa työn heti sovittujen rajojen puitteissa.
Asiakaspalvelu
Hoitaa asukkaiden ja osakkaiden yhteydenotot ja palvelupyyntöjen vastaanoton.
Hallitus
Päättää silloin, kun sovittu raami ylittyy tai linja muuttuu. Ei muulloin.
Isännöinnin juridinen päävastuu on SKH:n päävastuullisella isännöitsijällä, ja vastuu yritysriskeistä on aina SKH:lla. Oma isännöitsijänne on taloyhtiölle vastuunsa kantava ammattilainen: yritysriskin kantaa yritys.
Mitä rakenne käytännössä tarkoittaa
Asukas ilmoittaa vauriosta
Palvelupyyntö kirjautuu järjestelmään.
Isännöitsijä asettaa rajat ja roolit
Taloyhtiön raamin pohjalta: kuka hoitaa, mihin summaan asti, millä prioriteetilla, miten viestitään. Akuutissa vahinkotilanteessa raamista voidaan perustellusti poiketa, ja se kirjataan.
Tekninen isännöitsijä arvioi ja toteuttaa
Laajuus, kiireellisyys, riskit, korjaustapa, kustannusarvio, urakoitsija.
Kustannusvastuu selvitetään
Yhtiöjärjestyksen, asunto-osakeyhtiölain ja taloyhtiön omien linjausten mukaisesti: kohdistuuko kustannus yhtiölle, osakkaalle vai vakuutukselle.
Hallitusta kuormitetaan vain kun on syytä
Jos raami ylittyy tai linja muuttuu, isännöitsijä vie asian hallitukselle valmisteltuna ja vaihtoehdot esitettynä. Muutoin hallitus saa raportin.
Kiireellinen korjaus alkaa päivissä. Eikä kukaan joudu jälkikäteen ihmettelemään, kuka päätti ja millä perusteella.
Yhtiökokous ei ole tekninen suoritus
Se on hyvin valmisteltu johtamistilanne, jossa osakkaat päättävät yhtiönsä tulevaisuudesta. Meillä siihen on omat tekijänsä, ja taloyhtiö valitsee itse miten kokous hoidetaan.
”Miten kokouksessa voi pärjätä, jos ei tunne taloa?”
Tämä on se huoli, joka tulee lähes aina. Se perustuu oletukseen, että taloyhtiön tuntemus asuu yhden ihmisen muistissa.
Meillä ei asu. Toiminnanohjauksessa on jokainen sähköposti, jokainen palvelupyyntö vaiheineen ja vastuuhenkilöineen, jokainen lasku tiliöinteineen ja koko rahankäytön historia. Kokoukseen tuleva näkee taloyhtiön tilanteen tarkemmin kuin kukaan muistinsa varassa.
Ja toiseen suuntaan: kokoukset tallennetaan, ja tekoäly poimii myös ne sivulauseissa esitetyt toiveet ja huolet, jotka aiemmin jäivät vain paikalla olleen mieleen. Isännöitsijä saa siis kokouksen sisällön käyttöönsä pöytäkirjaa laajemmin.
Ulkopuolinen katse on myös laadunvarmistusta
Kokouksessa taloyhtiö nähdään hieman eri silmin kuin operatiivisessa arjessa. Se on hyödyllistä: joskus juuri se katse huomaa asian, jolle arjessa on totuttu.
Kun sama ihminen hoitaa sekä arjen että kokouksen, tällaista tarkistuspistettä ei synny lainkaan.
Tehtävänä on auttaa puheenjohtajaa onnistumaan
Johdamme kokousta yhdessä puheenjohtajan kanssa, ohjaamme keskustelua ja esittelemme käsiteltävät asiat. Erimielisyydet tunnistetaan ajoissa ja päätökset saadaan syntymään niin, että kaikki kokevat tulleensa kuulluiksi.
Paras yhtiökokous on se, jossa vaikeatkin asiat käsitellään ja ihmiset lähtevät hyvillä mielin.
Kolme tapaa hoitaa yhtiökokous
Valinta on taloyhtiön, ja se vaikuttaa suoraan hintaan. Se on aidosti mahdollinen siksi, että osakkaat tulevat kokoukseen tilanne jo tuntien. Perjantaikirje ja Voimanäyttö ovat pitäneet heidät kartalla ympäri vuoden, joten kokouksessa ei tarvitse kerrata mennyttä.
SKH paikan päällä
Edustajamme on kokouksessa fyysisesti.
SKH etänä
Edustajamme on mukana etäyhteydellä. Matka-aika ja -kulu jäävät pois.
Hallitus itse
Laadimme kutsun päätösehdotuksineen ja hoidamme jälkitoimet. Säästö 1 200 €/vuosi.
Mitä tämä maksaisi teille?
Yksi perushinta, ja alennus jonka valitsette itse joka vuosi.