Näette taloyhtiönne tilanteen ilman, että sitä tarvitsee kysyä
Hyvä hallitustyö tarvitsee tietoa, mutta tiedon hakemisen ei pidä olla hallituksen työtä. Perinteisessä isännöinnissä hallituksen tietämys on isännöitsijän muistin ja kalenterin varassa: kysytään, odotetaan, saadaan. Me olemme kääntäneet asetelman ympäri.
Kaikki, mitä näette, tulee suoraan siitä järjestelmästä, jolla taloyhtiötänne hoidetaan.
Emme ylläpidä erillistä portaalia emmekä kirjoita erillisiä tiedotteita. Näytämme saman aineiston, jolla työ tehdään: palvelupyynnöt, ostoreskontran, pankkitilit, kokousaineistot ja kirjanpidon. Siksi tieto on aina ajan tasalla: kukaan ei voi unohtaa päivittää sitä.
Viikko kerrallaan, kysymättä
Joka perjantai taloyhtiönne saa sähköisen koosteen viikon tapahtumista. Kirje on automaattisesti koostettu tapahtumaraportti: se muodostuu suoraan siitä järjestelmästä, jossa taloyhtiön laskut, sähköpostiliikenne ja tehtävät käsitellään.
Tilannekuva
Taloyhtiön tilanne yhdellä silmäyksellä ja pääsylinkki Voimanäyttöön.
Viikon tapahtumat
Jokaisesta asiasta tunnus, vastuuhenkilö, tilan syy, tehtävät kuvauksineen ja päivämäärineen sekä asiaan liittyvä sähköpostiliikenne aikaleimoineen.
Hallituksen liitteet
Laskukoonti ja laskuerittely 12 kuukaudelta. Jokaisella laskurivillä suora linkki tositteeseen.
Viikoittainen taloudellinen valvontaväline
Laskukoonti näyttää palvelupyynnöittäin ryhmitellyn kuluerittelyn 12 kuukauden aikajanalla. Yhdellä silmäyksellä näkyy, mitä kukin hanke on maksanut ja miten kulu jakautuu kuukausille.
Hallitus näkee siis joka viikko, onko tullut laskuja joiden maksamiseen se haluaa puuttua. Laskujen tarkastustyö on silti isännöinnin vastuulla.
Yhtäkään laskua ei makseta ennen kuin se on ollut hallituksen nähtävillä vähintään yhden viikonlopun.
Lasku tulee hallitukselle Perjantaikirjeen liitteessä, ja maksu lähtee aikaisintaan sen jälkeen. Hallitus ehtii aina reagoida ennen kuin raha liikkuu.
Miksi joka viikko?
Koska taloyhtiössä tapahtuu koko ajan jotain, joka kiinnostaa jotakuta. Kuukausittainen tai kokouskohtainen rytmi tarkoittaa, että asiat ehtivät vanhentua ennen kuin niistä kerrotaan.
Osakkaat, hallitus ja asukkaat saavat kukin oman versionsa. Osakkaan versio on sisällöltään sama, mutta ilman hallitukselle rajattuja liitteitä ja kirjauksia.
Viisi sääntöä, joiden mukaan kirje muodostuu
Automaattinen, ei kirjoitettu
Kirje koostuu suoraan tuotantojärjestelmästä. Kukaan ei valitse mitä kerrotaan, joten mitään ei voi unohtaa kertoa.
Sama rytmi joka viikko
Perjantai, poikkeuksetta. Ennakoitava rytmi tarkoittaa, ettei kenenkään tarvitse kysyä milloin tieto tulee.
Sisältö porrastuu roolin mukaan
Hallitus, osakkaat ja asukkaat saavat oman versionsa. Tietosuoja on ratkaistu valmiiksi, eikä hallituksen tarvitse pohtia mitä saa kertoa kenellekin.
Hallituksen versio on pakollinen
Muut versiot voidaan kytkeä pois, hallituksen kirjettä ei. Hallituksen on tiedettävä.
Osakkaalle maksuton
Viestintä sisältyy palveluun. Siitä ei laskuteta erikseen.
Aiheesta muualla
Kiinteistölehti on käsitellyt yhtiökokousten osallistumista ja tiedottamisen merkitystä. Aihe liittyy suoraan siihen, miksi viikoittainen tiedottaminen vaikuttaa myös kokouksiin.
Lue artikkeli KiinteistölehdestäYhtiökokouksiin tullaan tilanne jo tuntien.
Vaikutus on mitattava: osakkaiden tietämys taloyhtiönsä asioista on kasvanut ja kiinnostus toimintaa kohtaan lisääntynyt. Kokoukseen ei tulla kyselemään, mitä on tapahtunut ja mihin raha on kulunut. Kokous voi keskittyä päätöksiin. Erityisesti muualla asuville osakkaille säännöllinen tiedottaminen on merkittävä lisäarvo.
Taloyhtiön tilanne suoraan tuotannosta
Voimanäyttö on näkymä suoraan siihen aineistoon, jolla taloyhtiötä tosiasiassa hoidetaan. Siksi siellä on sisältöä silloinkin, kun tavanomainen taloyhtiöportaali on tyhjä tai vanhentunut.
1. Talous näkyy ostoreskontrasta, ei kirjanpidosta
Tärkein yksittäinen ero. Kuluseuranta ei odota kirjanpidon valmistumista: lasku näkyy heti saapuessaan, jo ennen kuin se on maksettu. Talousarvion toteuma kertoo mihin yhtiö on sitoutunut, ei vain mitä on ehditty maksaa.
2. Palvelupyyntö sitoo kaiken yhteen
Sama tunnus kulkee läpi koko portaalin ja luo aukottoman ketjun:
korjausohjelman rivi → palvelupyyntö → hallituksen käynnistyspäätös → rahankäyttövaltuutus → toteutuneet kulut → ostolasku → tiliöinti → merkintä korjausohjelmaan → HTJ-ilmoitus
Kysymykseen ”mitä tämä hanke maksoi ja kuka päätti siitä” saa vastauksen ilman että kukaan kaivaa aineistoa käsin.
3. Läpinäkyvyys koskee myös meitä itseämme
SKH:n oma laskutus näkyy taloyhtiölle samalla tarkkuudella kuin minkä tahansa muun toimittajan: kulurakenteessa rivitasolla, kokouspalkkio ja erillisveloitus kerrallaan. Emme voi näyttää taloyhtiölle avointa kuvaa sen kuluista ja piilottaa omaamme siitä.
4. Se on näyttö, ei asiointikanava
Portaalissa ei tehdä vikailmoituksia, saunavarauksia tai tietojen muutoksia. Tämä on tietoinen rajaus, ei puute: se pitää portaalin ymmärrettävänä ja tekee siitä luotettavan kuvan todellisuudesta.
Ei salasanoja
Pääsy tapahtuu aina ajallisesti rajatulla linkillä. Osakas tulee sisään Perjantaikirjeensä linkillä. Hallituksen jäsen tilaa oman linkkinsä, ja hänen sähköpostiosoitteensa todennetaan hallituksen jäsenyyttä vastaan. Salasanoja ei ole hukattavaksi, linkki vanhenee itsestään, ja hallituksesta poistuneen pääsy lakkaa ilman erillistä ylläpitotoimenpidettä.
Hoitojäämä, johon voi luottaa
Tämä on kohta, jota harva tarjouspyyntö osaa kysyä. Jokainen hallitus huomaa sen kuitenkin viimeistään silloin, kun se yrittää päättää vastikkeen tasosta.
Ongelma
Hoitojäämä kertoo, riittikö hoitovastike tavanomaisen toiminnan kuluihin. Se on hallituksen tärkein yksittäinen tunnusluku.
Hyvin usein hoitojäämään ei kuitenkaan voi luottaa. Kun taloyhtiössä on käynnissä tai tilikaudella päättynyt korjaushanke ja siihen liittyvä laina tai remonttilimiitti, hankkeen kulut ja rahoitus hajoavat tilinpäätöksessä eri paikkoihin. Kuluja valuu hoitopuolelle, ja rahoitusta kirjautuu väärään kohtaan. Lopputulos on laskelma, josta ei kohtuullisella vaivalla saa selvää. Kysymykseen ”paljonko hoitojäämä on” ei tule luotettavaa vastausta.
Tämä ei useimmiten johdu isännöitsijän huolimattomuudesta vaan siitä, ettei järjestelmä pakota kohdistamaan kuluja hankkeelle. Alalla se on totuttu hyväksymään annettuna.
Meidän mallissamme asialle on tehty jotain
- Jokainen euro kohdistetaan pakotetusti sen korjaushankkeen palvelupyynnölle, johon se kuuluu. Kulu ei voi jäädä kohdistamatta.
- Hankkeen lainat ja rahoituslimiitit linkitetään samaan palvelupyyntöön.
- Vastikerahoituslaskelman hankeerittely syntyy automaattisesti, ei käsityönä jälkikäteen.
Hankkeet ovat omassa erittelyssään ja hoitojäämä on puhdas — luotettavasti, vuodesta toiseen.
Hallitukselle tämä tarkoittaa, että vastikepäätökset tehdään oikean luvun perusteella. Osakkaalle sitä, että hankkeen kustannus ja rahoitus ovat jäljitettävissä ja lainaosuuslaskenta kohtelee kaikkia yhdenvertaisesti. Tilintarkastajalle se tarkoittaa laskelmaa, jonka voi tarkastaa sen sijaan että se pitäisi ensin selvittää.
Näkymät
| Näkymä | Mitä se vastaa |
|---|---|
| Kulurakenne toimittajittain | Kenelle taloyhtiön rahat menevät ja kuinka paljon. Toimittajat suuruusjärjestyksessä sentin tarkkuudella, kertymä kuluvaan päivään asti, kesken tilikauden. |
| Kulurakenne | Ristiintaulukoitava kulunäkymä: ryhmittele tiliryhmän, toimittajan, palvelupyynnön tai maksuerän mukaan. Pääkirjaa ei tarvitse osata lukea, ja palvelupyyntöryhmittely kertoo mitä yksittäisen asian hoito maksoi. |
| Talousarvion seuranta | Toteutunut ja budjetoitu kululajeittain sekä kaksi prosenttilukua vierekkäin: paljonko budjetista on kulunut ja paljonko tilikaudesta. Näet laskematta, ollaanko aikataulussa vai edellä. |
| Pankkitilit | Saldot ja saldohistoria käyränä valittavalla aikavälillä. Yksi luku kertoo hetken, käyrä kertoo rahatilanteen luonteen: milloin kassa on tiukimmillaan ja miten iso kertameno siihen vaikutti. |
| Korjausohjelma | Tehdyt korjaukset vuosikymmenten ajalta, pisimmillään lähes 40 vuoden yhtenäinen historia, sekä käynnissä olevat hankkeet kustannusarvioineen ja rahankäyttövaltuutuksineen ja PTS. Myös päätös olla tekemättä kirjautuu perusteluineen, ja lakisääteisten HTJ-ilmoitusten hoito on todennettavissa suoraan riviltä. |
| Yhtiökokoukset ja isännöitsijäntodistus | Pöytäkirja-arkisto liitteineen vuosiselaimella, ei vain viimeisin kokous. Isännöitsijäntodistuksen liitteet, kuten yhtiöjärjestys, tilinpäätökset ja energiatodistus, ovat osakkaalle jatkuvasti auki ilman tilausta ja maksua. |
| Kokousten pääsylinkit | Menneet ja tulevat kokoukset pääsylinkkeineen, myös kuukausia eteenpäin. Kunkin kokouksen näkee vain siihen osallistumaan oikeutettu. |
| Hallituksen työjono (hallitus ja tilintarkastaja) | Avoimet päätöstarpeet ja käynnistyspäätöstä odottavat palvelupyynnöt vastuuhenkilöineen ja määräpäivineen. Seuraavan kokouksen asialista muodostuu näkyviin jo ennen kokouskutsua. Tämä ei ole arkisto vaan reaaliaikainen työjono. |
| Tositteet (hallitus ja tilintarkastaja) | Alkuperäinen lasku ja sen täydellinen tiliöinti samalla sivulla, käsittelijä ja aikaleima mukaan lukien. Perinteisesti nämä ovat kahdessa eri paikassa ja kumpikin vaatii erillisen pyynnön. Arkisto ei katkea järjestelmävaihtoon. |
| Asiakirjat ja raportit (hallitus ja tilintarkastaja) | Lainatiedot ja lainaosuus osaketta kohden, osakas- ja ääniluettelot, saatavaluettelo eli rästilista kuukausittain, vuokrankantokirja sekä talouden vuosikansiot vuodesta 2007. Hallitus näkee saatavatilanteen itse, kysymättä. |
| Kulutusseuranta | Lämpö, sähkö ja vesi. |
Osakas
Näkee taloyhtiönsä talouden, kokouspöytäkirjat, korjausohjelman ja kulutuksen sekä isännöitsijäntodistuksen liitteet ilman erillistä tilausta ja maksua.
Hallitus
Kaikki näkymät, mukaan lukien tositteet, työjono ja henkilötasoiset raportit.
Tilintarkastaja
Saa tarkastusaineiston käytännössä itsepalveluna, pääkirjaa myöten: tositteet, tiliöinnit, tiliotteet, pöytäkirjat ja tilinpäätöksen liiteaineisto alkuperäisinä ja aikaleimattuina, ilman erillistä aineistotoimitusta.
Isännöitsijäntodistuksen tilaaja
Määräaikainen linkki: välittäjä tai ostajaehdokas näkee liitteet ja pöytäkirja-aineiston elävänä. Erillistä liitepyyntökierrosta ei tarvita.
SKH DataValvomo & Raportointi
Perjantaikirje ja Voimanäyttö ovat osa laajempaa kokonaisuutta.
SKH Vahtikoira
Kassavirtahälytin, joka varoittaa ajoissa.
Kustannustietous
Säännölliset kustannustilastot ja vertailutieto päätösten tueksi.
Kopiot ja tulosteet
Taloyhtiön asiakirjapalvelut.
Datan varmistus ja säilytys
Taloyhtiön tiedot tallessa ja tietosuoja kunnossa.
Näkyvyys ei ole meillä lisäpalvelu
Se on rakenteellinen ehto sille, että muut lupauksemme voidaan pitää. Kun hallitus antaa päätösvaltaa etukäteen, sen on nähtävä mitä sillä vallalla tehdään. Luottamus perustuu näkyvyyteen, ei lupaukseen.
Pyydä tarjous