Näin vertailet isännöintitarjouksia
”Montako taloyhtiötä isännöitsijällänne on?”
Tämä on tarjouskilpailun yleisin kysymys, ja sen takana on täysin aiheellinen pelko: jäämmekö me yhdeksi moneksi, jolle kenelläkään ei ole aikaa? Pelko on oikea. Kysymys ei silti mittaa sitä, mitä hallitus haluaa tietää.
Talomäärä mittaa yhden ihmisen kuormaa — ei sitä, mitä taloyhtiö saa.
Ajatellaan kahta tarjousta. Ensimmäisessä isännöitsijällä on vähän kohteita, mutta hän hoitaa itse myös tekniset asiat, kokoukset, viestinnän ja raportoinnin. Toisessa kohteita on selvästi enemmän, mutta isännöitsijän rinnalla on tekninen isännöitsijä, asiakaspalvelu, taloushallinto ja automaattinen raportointi.
Yksi periaate ennen kaikkea muuta
Erillisveloitus ei ole ongelma. Ennakoimattomuus on. Jos rakennatte säännön ”mitä vähemmän erillisveloitusta, sen parempi”, päädytte täysin kiinteään hintaan. Siinä mallissa jokainen taloyhtiöön käytetty tunti on suoraan pois isännöintiyrityksen tuloksesta, eikä mikään edisty. Oikea kysymys on, tiedetäänkö erillisveloituksen määrä etukäteen ja näkeekö sen sisällön jälkikäteen.
Ensimmäisessä taloyhtiö saa vähemmän työtunteja, ja kaikki ne yhdeltä ihmiseltä, jonka loma, sairastuminen tai työpaikan vaihto pysäyttää kaiken. Pieni talomäärä on lupaus huomiosta. Se ei ole rakenne, joka tuottaa huomiota.
Esittäkää nämä jokaiselle tarjoajalle
Montako tuntia taloyhtiömme saa vuodessa yhteensä?
Tämä on se luku, joka kertoo palvelun määrän. Meillä se on keskimäärin noin 245 tuntia vuodessa taloyhtiötä kohden, eli noin 20 tuntia kuukaudessa. Siitä noin 140 tuntia on suoraa asiakastyötä ja loput taloushallintoa, reskontraa ja järjestelmiä, joita ilman edellinen ei toimi.
Pyytäkää myös näkemään, mistä isännöitsijän oma työvuosi koostuu kuukausittain. Me olemme laskeneet sen tehtävä tehtävältä: katso laskelma. Jos tarjoajalla ei ole vastaavaa, lupaus ajan riittämisestä on arvaus.
Kuinka moni tuntee taloyhtiömme niin hyvin, että pystyy jatkamaan siitä, mihin toinen jäi?
Meillä vähintään kaksi: isännöitsijä ja hänen työparinsa tekninen isännöitsijä. Heidän lisäkseen asiakaspalvelu ja taloushallinto tuntevat talon rutiinit, ja kaikki tieto on samassa järjestelmässä eikä yhden ihmisen muistissa.
Mistä me hallituksena näemme, jos jokin asia jää roikkumaan?
Kysymyksistä tärkein, koska se on ainoa, joka toimii silloin kun jotain menee pieleen. Ja jotain menee joskus pieleen jokaisessa isännöintisuhteessa. Meillä hallitus näkee Voimanäytön työjonosta reaaliajassa avoimet päätöstarpeet vastuuhenkilöineen ja määräpäivineen. Pallo ei putoa hiljaa.
Hyvässä isännöintisuhteessa ei ole kyse siitä, ettei mikään koskaan mene pieleen. Kyse on siitä, kuinka nopeasti se huomataan ja kuinka helppo siitä on puhua.
Kysymykset, jotka voi kopioida tarjouspyyntöön
Kysymysten tehtävä on selvittää neljä asiaa: miten isännöintiyritys on organisoitunut, paljonko koko yrityksessä on resursseja, onko nimetyllä isännöitsijällä rakenteellinen mahdollisuus onnistua, ja miten tekninen isännöinti on resursoitu. Viimeinen jää useimmiten kysymättä kokonaan.
A. Organisoituminen — kuka tekee mitä ja millä valtuuksilla
| Kysymys | Hälytysmerkki vastauksessa |
|---|---|
| Kuka on nimetty isännöitsijämme, ja vastaako hän asiakkuudesta kokonaisuutena vai yksittäisten tehtävien suorittamisesta? | Ei osata nimetä yhtä ihmistä, tai vastuu on ”tiimillä”. |
| Ketkä muut työskentelevät taloyhtiömme asioiden parissa ja mikä on työnjako? | Vastaus jää yleiselle tasolle: ”meillä on hyvä tiimi”. |
| Kuinka moni tuntee taloyhtiömme niin hyvin, että voi jatkaa toisen jälkeen? | Vain yksi, tai vastauksena ”sijaisjärjestelyt hoituvat”. |
| Mitä isännöitsijä saa päättää ilman hallituksen erillistä lupaa, ja miten siitä sovitaan? | Ei ole sovittu mitään, tai asia kuitataan tapauskohtaisuudella. |
| Missä taloyhtiön tieto sijaitsee: järjestelmässä vai isännöitsijän muistissa? | Tieto on henkilöityneenä. |
B. Resurssit — paljonko koko yrityksessä on kapasiteettia
| Kysymys | Hälytysmerkki vastauksessa |
|---|---|
| Montako työtuntia taloyhtiömme saa vuodessa, kaikilta yhteensä? Ja paljonko siitä on suoraa asiakastyötä? | Lukua ei ole olemassa eikä sitä seurata. |
| Miten koko yrityksenne työaika jakautuu toiminnoittain? | Ei osata vastata lainkaan. |
| Paljonko oli viime vuoden toteutunut erillisveloitus euroa/huoneisto/kk? | Ei kerrota, tai ohitetaan ”riippuu taloyhtiöstä” -vastauksella ilman lukua. |
| Jos tarjoaja lupaa että kaikki sisältyy hintaan: mitä konkreettista viime vuonna saatiin aikaan? | Esimerkkejä ei löydy. |
C. Tekninen isännöinti — se kysymys, joka useimmiten unohtuu
Alan tavallinen malli on, että tekninen isännöitsijä tulee mukaan vasta isoihin hankkeisiin, tai puuttuu kokonaan. Silloin vahingot, osakasremontit, urakoitsijoiden ohjaus ja pienkorjaukset kasautuvat isännöitsijän omalle työpöydälle, ja siellä ne myös odottavat.
| Kysymys | Hälytysmerkki vastauksessa |
|---|---|
| Onko teillä teknistä isännöintiä omasta takaa, ja kuinka suuri osuus koko työajastanne se on? | Ostetaan tapauskohtaisesti ulkoa, tai osuutta ei tiedetä. |
| Milloin tekninen isännöitsijä tulee mukaan: vain isoihin hankkeisiin vai myös arjen vahinkoihin ja osakasremontteihin? | ”Tarvittaessa”, ”isoissa hankkeissa”. |
| Onko tekninen isännöitsijä isännöitsijän rinnalla vai hänen takanaan? Tapaako hän hallitusta säännöllisesti? | Hallitus ei ole tavannut häntä koskaan. |
| Aloittaako hän työn heti sovittujen rajojen puitteissa, vai odottaako jokainen toimenpide erillistä toimeksiantoa? | Mikään ei lähde liikkeelle ilman hallituksen erillistä päätöstä. |
| Kuka ohjaa ja valvoo urakoitsijat, ja kuinka nopeasti työ alkaa vahingon sattuessa? | Hallitus tai osakas jää itse hoitamaan urakoitsijasuhdetta. |
D. Kontrolli — mistä hallitus näkee jos pallo tippuu
Tämä on kysymyksistä tärkein, koska se on ainoa joka toimii silloin kun jotain menee pieleen. Ja jotain menee joskus pieleen jokaisessa isännöintisuhteessa.
- Mistä näemme reaaliajassa, mitkä asiat ovat kesken, kenen vastuulla ja mihin mennessä?
- Syntyykö raportointi automaattisesti järjestelmästä vai kirjoittaako isännöitsijä sen käsin?
- Näemmekö kulut kesken tilikauden vai vasta kirjanpidon valmistuttua?
- Näkyykö isännöinnin oma laskutus meille rivitasolla muiden toimittajien joukossa?
- Saammeko nähdä jonkin hoitamanne taloyhtiön vastikerahoituslaskelman hankeerittelyn?
E. Sopimustekniset perusasiat
- Mikä sisältyy kiinteään kuukausihintaan ja mikä laskutetaan erikseen: koko erillisveloitushinnasto liitteeksi
- Miten hinnantarkistuksesta sovitaan ja kuinka usein hinnoittelu käydään läpi yhdessä
- Sovelletaanko ISE 2007 -ehtoja
- Kenelle taloyhtiön tiedot ja järjestelmädata kuuluvat? Tietojen omistusoikeudesta on saatettu sopia isännöintisopimuksessa, ja se voi vaikuttaa luovutusvelvollisuuteen vaihtotilanteessa
Perushinta ei kerro kokonaiskustannusta
Paljonko oli viime vuoden toteutunut erillisveloitus €/hsto/kk?
Halvin perushinta yhdistettynä korkeaan erillisveloitukseen tulee kalliimmaksi kuin realistinen perushinta ja maltillinen erillisveloitus, eikä sitä näe tarjouksesta. Meillä yleisin toteutunut luku on 14 €/hsto/kk.
Jos tarjoaja lupaa, että kaikki sisältyy hintaan: mitä konkreettista viime vuonna saatiin aikaan?
Kysymys paljastaa nopeasti, tarkoittaako ”kaikki sisältyy” laajaa palvelua vai sitä, ettei mitään tehdä.
Saammeko nähdä jonkin hoitamanne taloyhtiön vastikerahoituslaskelman hankeerittelyn?
Jos hankkeiden kulut ja lainat eivät ole siinä omana kokonaisuutenaan, taloyhtiön hoitojäämään ei voi luottaa.
Emme väitä, että iso talomäärä olisi itsessään hyvä asia
Se olisi yhtä perusteeton väite kuin sen vastakohta. Väitämme, että talomäärä on merkityksetön luku ilman tietoa siitä, mitä sen ympärillä on. Meillä isännöitsijä pystyy hoitamaan useampaa taloyhtiötä kuin alalla keskimäärin nimenomaan siksi, että hänen ympärilleen on rakennettu vahva tekninen isännöinti, selkeät päätösvaltuudet, automaattinen raportointi ja mahdollisuus valita kokouskäytännöt. Jos jokin näistä puuttuisi, sama talomäärä olisi lupaus, jota emme voisi pitää.
Aina kannattaa kuulla myös meidän esityksemme
Pyytäkää tarjous, niin vastaamme näihin kysymyksiin teidän taloyhtiönne luvuilla.
Pyydä tarjous