Ensin yksi tarkennus
Yleisin syy isännöinnin kilpailuttamiseen ei ole hinta vaan laatu ja tehtävien hoitumisen haasteet. Tyytymätön hallitus ei siis useimmiten etsi halvempaa isännöintiä — se etsii toimivaa.
Siksi yksi asia kannattaa sanoa heti: erillisveloitus ei ole ongelma. Ennakoimattomuus on. Jos rakennat itsellesi säännön ”mitä vähemmän erillisveloitusta sen parempi”, päädyt täysin kiinteään hintaan — malliin, jossa jokainen taloyhtiöön käytetty tunti on suoraan pois isännöintiyrityksen tuloksesta eikä mikään edisty. Oikea ongelma on se, ettei erillisveloituksen määrää tiedetä etukäteen eikä sen sisältöä näe jälkikäteen.
Kahdeksan merkkiä
1. Yhteydenottoihin ei vastata kohtuullisessa ajassa. Vastaukset tulevat, mutta myöhässä ja lyhyinä.
2. Pöytäkirjat, päätösten toimeenpano ja viranomaisilmoitukset viivästyvät toistuvasti. Yksittäinen viive on arkea; toistuva viive on rakenteen oire.
3. Lasku yllättää. Ei siksi että työstä veloitetaan, vaan siksi ettei määrää tiedetty etukäteen eikä sisältöä näe jälkikäteen.
4. Vuosittaista palkkioerittelyä ei tule oma-aloitteisesti. Isännöintiala on sitoutunut eettisissä ohjeissaan erittelemään kiinteät ja erillisveloitetut palkkiot vähintään kerran vuodessa. Silti merkittävä osa puheenjohtajista kertoo, ettei näin ole heidän yhtiössään toimittu. Hallituksella on oikeus tietää, mistä se maksaa.
5. Henkilövaihdos näkyi taloyhtiölle. Asiat pysähtyivät ja samat tiedot piti kertoa uudelleen. Vaihdos itsessään on alan arkea — merkki on se, että se tuntui.
6. Tekniset asiat odottavat isännöitsijän kalenteria. Vesivahinko, osakasremontti tai pienkorjaus ei etene ennen kuin hän ehtii.
7. Kunnossapitotarveselvitys ja PTS ovat kaavamaisia eivätkä ohjaa päätöksentekoa.
8. Hallitus joutuu itse muistuttamaan asioista, joiden pitäisi tulla isännöinnistä päin.
Mitä näistä seuraa
Yksi tai kaksi merkkiä ei vielä kerro paljon. Jos tunnistat neljä tai useamman, kysymys ei ole enää siitä onko jokin pielessä, vaan siitä mikä.
Seuraava askel ei ole kilpailutus vaan diagnoosi: onko kyse siitä, ettei isännöitsijällänne ole rakenteellista mahdollisuutta onnistua, vai siitä ettei henkilö tai osaaminen vastaa yhtiönne tarvetta. Nämä johtavat eri ratkaisuihin.
Ja aivan ensimmäiseksi kannattaa tarkistaa oma sopimus: tiedätkö mitä viime vuonna maksoitte ja mitä sillä saitte?