Aibert tuntee taloyhtiönne

Kuin hallitukseen palkattu ammattilaisjäsen

Sellainen jäsen, joka on käynyt läpi yhtiönne kaksikymmentä vuotta asiakirjoja, jokaisen asiakaspalveluun tulleen viestin ja jokaisen isännöitsijän tekemän kirjauksen. Joka istuu kokouksessa ilman omaa agendaa, ei äänestä, ei päätä mitään eikä ota kantaa siihen kuka on oikeassa — mutta muistaa aina mitä viime keväänä sovittiin ja mihin se johti.

Ja mikä tärkeintä: häntä saa pommittaa vapaasti. Aibertilta voi kysyä mitä tahansa, kuinka monta kertaa tahansa, kellon ympäri. Ei tyhmiä kysymyksiä, ei kiirettä, ei tuntilaskua, ei sitä tunnetta että tästä nyt vaivaa isännöitsijää turhaan. Kysykää sama asia kolmesti eri tavalla, pyytäkää selittämään uudelleen yksinkertaisemmin, testatkaa hullu idea — se on juuri sitä varten.

Sama pätee toiseen suuntaan: häntä saa myös opettaa. Sekä hallitus että isännöinti voivat syöttää Aibertille lisää aineistoa — kokousnauhoitteita, asiakirjoja, taustatietoa — ja se ottaa ne käyttöönsä pysyvästi. Aibert ei ole valmis tuote vaan yhteinen työkalu, joka paranee sitä mukaa kun sitä käytetään.

Aibert ei korvaa isännöitsijää eikä hallitusta. Se poistaa niiden välistä sen viiveen, joka syntyy kun yksinkertaiseen kysymykseen tarvitaan sähköposti ja vastaus huomenna.

Aibert työssään

Näin yksi kysymys ja sen vastaus näyttävät. Kysymys tuli yhdestä valmiista pikatoiminnosta, luvut on laskettu yhtiön omista laskuriveistä, ja jokainen väite osoittaa lähteeseen.

Havainnekuva. Yhtiö ja luvut ovat esimerkkejä.

Aibert on opiskellut isännöinnin ammatin

Aibertille on opetettu käytännössä kaikki se aineisto, jonka isännöitsijä itse voi opetella.

Se tuntee isännöinnin toimintamallit ja hyvät käytännöt, taloyhtiön hallinnon ja päätöksenteon periaatteet, taloushallinnon ja vastikelaskennan logiikan, kunnossapidon ja korjausrakennuttamisen kehykset, kuntoarvioiden ja korjausohjelmien tulkinnan sekä SKH:n omat ohjeet ja sisäiset koulutusaineistot.

Tässä on se ratkaiseva ero pelkkään arkistohakuun: Aibert yhdistää saman vastauksen sisällä ammattitiedon ja teidän oman yhtiönne aineiston. Se ei kerro vain mitä korjausohjelmassanne lukee, vaan myös mitä se ammatillisesti tarkoittaa, mihin se vaikuttaa ja mitä kannattaa kysyä seuraavaksi. Kysymys putkiremontin ajoituksesta saa vastauksen, jossa on sekä yhtiönne oma korjausohjelma, kuntoarvion havainnot, talousarvion liikkumavara että se mitä alan käytäntö sanoo saneerausten järjestyksestä.

Myös laki, ohjeet ja vakuutusehdot — lähteineen

Ammattitieto ei jää yhtiönne aineiston sisään. Aibert lukee myös joukon valittuja ulkoisia lähteitä, jotka on käyty läpi ja tallennettu sen omaan hakemistoon:

• Lainsäädäntö pykälittäin: asunto-osakeyhtiölaki, rakentamislaki, huoneenvuokralaki, työturvallisuussäännökset, ympäristöministeriön asetukset — ajantasaisina versioina.
• Kiinteistöalan liittojen julkiset ohjeet ja koulutusaineistot.
• Vakuutusyhtiöiden ehdot ja suojeluohjeet sekä Vakuutuslautakunnan ratkaisusuositukset.
• Alan lakiasiantuntijoiden ja vakuutusmeklareiden julkiset artikkelit.

Aibert ei siis selaa internetiä satunnaisesti eikä poimi vastauksia keskustelupalstoilta. Lähteet on valittu, ja jokainen niistä näkyy vastauksessa otsikkona ja linkkinä, jonka voi itse avata ja tarkistaa.

Käytännössä tämä muuttaa eniten vahinkotilanteita. Kysymys siitä, kuka maksaa kun vuoto lähtee osakkaan remontoimasta kylpyhuoneesta, ei ratkea yhdellä pykälällä: siinä tarvitaan asunto-osakeyhtiölain kunnossapitovastuu, vahingonkorvauksen periaatteet, vakuutusehdon rajaus ja se mitä Vakuutuslautakunta on vastaavista tapauksista sanonut. Aibert kokoaa ne samaan vastaukseen ja kertoo mihin kohtaan yhtiönne oma tilanne asettuu.

Mitä Aibert tietää teidän yhtiöstänne

Asiakirjat

Yhtiöjärjestys, talousarviot, toimintakertomukset, korjausohjelmat, kuntoarviot, urakkasopimukset, piirustukset, isännöintisopimukset.20 vuoden ajalta

Viestit

Taloyhtiön asioissa käyty sähköpostikirjeenvaihto, myös ne viestit joihin ei ole vastattu.Koko salkussa satojatuhansia viestejä — kukin taloyhtiö näkee vain omansa

Kirjaukset

Palvelupyynnöt, tehtävät, puhelut, käynnit, ratkaisumerkinnät, seurantapäivät ja tilamuutokset toiminnanohjausjärjestelmästämme.Jokainen kirjaus teidän asioistanne

Laskut

Toteutuneet kulut kuluryhmittäin, laskunumerot ja linkki laskun kuvaan.Vertailuaineistona 4 646 taloyhtiötä

Kulutus

Lämmön, veden ja sähkön mitattu kulutus, lämmitystarveluvulla normalisoituna.Kolmen vuoden ajalta

Ulkoiset lähteet

Lainsäädäntö, liittojen ohjeet, vakuutusehdot ja ratkaisusuositukset.Valittuja lähteitä, päivittyvät säännöllisesti

Nauhoitteet

Hallituksen itse lataamat kokoustallenteet litteroituna.Niin monta kuin haluatte

Asiakaspalvelun koko viestihistoria

Tämä on se osa, joka yleensä yllättää. Aibert lukee asiakaspalveluumme tulleet ja sieltä lähteneet sähköpostit, joten kysymykseen “mitä osakkaan kanssa on sovittu parvekelasituksesta” on olemassa vastaus, joka ei ole kenenkään muistin varassa.

Ja Aibert tunnistaa myös viestit joihin ei ole vastattu. Se laskee kuinka kauan joku on odottanut ja erottaa aidot odotukset niistä automaattiviesteistä, kyselyistä ja kuittaamattomista loppuunsaatoista, jotka vain näyttävät avoimilta. Lista, jossa puolet riveistä on väärää hälytystä, jää lukematta — siksi tämä erottelu on rakennettu sisään.

Kattava näkymä siihen mitä on kesken

Ei otos eikä hakutulos vaan koko lista: avoimet palvelupyynnöt, myöhässä olevat seurannat, kauan roikkuneet asiat. Aibert järjestää ne kiireellisyyden mukaan ja käsittelee iän harkiten. Tuore odotus on kärkiainesta. Pari kuukautta vanha on jo eri kysymys: hoidetaanko vai sovitaanko miten se suljetaan. Vuoden roikkunut siirtyy omaan siivousosioonsa lukuna — se ei katoa mihinkään, mutta se ei myöskään hukuta tuoreita alleen.

Talous, euron tarkkuudella ja lähteineen

Aibert laskee toteutuneet kulut suoraan yhtiönne laskuaineistosta ja vertaa niitä talousarvioon kuluryhmittäin. Se kertoo mistä yksittäisistä laskuista summa koostuu, antaa laskunumerot ja linkin laskun kuvaan, ja huomioi hyvitykset niin että luku on nettoa eikä paisu näennäisesti.

Ja koska yksittäinen luku ei kerro onko se hyvä vai huono, käytettävissä on vastikevertailu 4 646 taloyhtiön aineistosta: onko teidän hoitovastikkeenne linjassa vastaavien yhtiöiden kanssa vai selvästi yli tai ali.

Kulutus — mitattua, ei arvattua

Lämmön, veden ja sähkön todellinen kulutus kolmen vuoden ajalta, lämmitystarveluvulla normalisoituna niin ettei kylmä talvi näytä ylikulutukselta eikä leuto vuosi turhalta säästöltä. “Onko kulutuksemme normaalia” on kysymys, johon Aibert vastaa luvuilla ja käyrillä. Energiakeskustelu muuttuu mutu-tuntumasta faktoiksi — ja säästötoimien vaikutus näkyy jälkikäteen mitattuna eikä esitteen lupauksena.

Kunnossapito ja korjaustarpeet

Aibert tuntee rakennusosien materiaalikohtaiset käyttöiät ja suhteuttaa yhtiönne tilanteen niihin. Se ei kuitenkaan hälytä pelkän iän perusteella: kestävä materiaali saa olla vanha rauhassa, ja todettu kuntotieto ohittaa aina laskennallisen arvion. Väärä hälytys johtaa turhaan selvitykseen ja syö uskottavuuden oikealta hälytykseltä.

Ja lopputulos suoraan kokousmateriaaliksi

Vastaukset saa kaavioina, ja kokonaisuuden voi viedä PDF- tai Word-tiedostoksi. Aibertin vastaus on siis myös liite, ei vain ruudulla näkyvä teksti. Palvelu toimii tietokoneella ja puhelimella, ja kirjautuminen tapahtuu sähköpostiin tulevalla kertakoodilla tai Google- tai Microsoft-tunnuksilla — uutta salasanaa ei tarvitse muistaa.

Ja voitte opettaa Aibertia itse

Palvelussa on nappi, jolla hallitus voi ladata oman kokousnauhoitteensa — ääni- tai videotiedoston puhelimesta, Teamsista tai nauhurista. Aibert litteroi sen automaattisesti, ja litterointi liitetään yhtiönne aineistoon. Sen jälkeen se osaa vastata myös siitä mitä kokouksessa puhuttiin ja sovittiin, sanatarkasti eikä muistinvaraisesti.

Kysymys “mihin se keskustelu autopaikoista oikeastaan päätyi” saa siis vastauksen, joka ei riipu siitä kuka muistaa mitä. Yksi kokous kerrallaan Aibert tulee sitä fiksummaksi, mitä enemmän te sitä käytätte.

Litterointi valmistuu noin vartissa, ja se on Aibertin käytettävissä seuraavana päivänä. Ladattu nauhoite ja sen litterointi tallentuvat yhtiönne aineistoon, jolloin myös isännöinti näkee ne.