Väärä vastakkainasettelu
Kysymys ”hinta vai laatu” on väärin aseteltu, koska isännöinnin hinta on pääosin aikaa. Ennen kuin hallitus arvioi ihmistä, sen kannattaa arvioida rakennetta jossa ihminen työskentelee.
Alan rakenne lukuina
Noin 55 000 asunto-osakeyhtiötä ostaa ammattimaisia isännöintipalveluita, ja yksi isännöitsijä hallinnoi keskimäärin 15–20 kohdetta. Alalla toimii noin 850–900 yritystä, joissa työskentelee noin 6 000 henkilöä.
Keskimääräisessä alan yrityksessä on neljä henkilöä. Neljän hengen yrityksessä yhden ihmisen sairausloma on kokonainen palvelukatko.
Tärkeä rajaus: kohdemäärä kertoo yhden ihmisen kuormasta, ei siitä mitä taloyhtiö saa. Sama luku tarkoittaa täysin eri asiaa riippuen siitä, mitä isännöitsijän ympärillä on. Älä siis käytä sitä tarjousten arviointimittarina.
Mihin isännöitsijän työaika kuluu
Alan tasolla työaika jakautuu suunnilleen näin: kontaktit hallitusten, osakkaiden ja asukkaiden kanssa noin 28 prosenttia, hallinnolliset kokoukset 19, korjaushankkeiden johtaminen 12, muiden palvelujen hankinta ja johtaminen 10, asiakkaiden talouden johtaminen 9, muut hallinnolliset tehtävät 9, kontaktit välittäjiin ja viranomaisiin 6 ja työnantajan sisäiset tehtävät 6 prosenttia.
Lähes puolet ajasta kuluu siihen mitä sisään tulee. Se osuus, jota hallitus oikeasti kaipaa — korjaushankkeet, talouden johtaminen ja ennakointi — on selvästi pienempi. Ja työviikko on jo valmiiksi venynyt: isännöitsijöiden keskimääräinen viikkotyöaika kokoukset mukaan lukien on noin 44 tuntia.
Pääkaupunkiseudun oma kierre
Palkkataso on täällä maan korkein, joten sama euromääräinen palkkio ostaa pääkaupunkiseudulla vähemmän ammattilaisen tunteja kuin muualla. Samaan aikaan myös isännöinnin hinta on täällä korkein.
Rekrytointi ei ratkaise ongelmaa nopeasti. Merkittävä osa alan yrityksistä ilmoittaa, että avoimia työpaikkoja jää täyttämättä hakijoiden riittämättömän osaamisen vuoksi — kyse on osaajapulasta ja kohtaanto-ongelmasta, ei siitä ettei hakijoita ole. Lisäksi eläköitymisaalto on tulossa: alan ammattilaiset ovat keskimäärin 50-vuotiaita ja joka neljäs on yli 57-vuotias.
Rakenteellisen ongelman merkit
- Vastaukset tulevat, mutta myöhässä ja lyhyinä
- Asiat etenevät vain kun hallitus muistuttaa
- Kaikki menee saman ihmisen kautta: teknistä isännöitsijää, asiakaspalvelua tai taloushallintoa ei ole hänen rinnallaan
- Tekninen arki — vahingot, osakasremontit, pienkorjaukset, urakoitsijoiden ohjaus — on isännöitsijän omalla työpöydällä
- Henkilövaihdos pysäytti asiat, koska tieto oli yhden ihmisen muistissa eikä järjestelmässä
- Korjaushankkeet valmistellaan kiireessä juuri ennen yhtiökokousta
Henkilö- tai yhteensopivuusongelman merkit
- Aikaa on, mutta osaaminen ei vastaa juuri teidän yhtiönne tarvetta — esimerkiksi 1970-luvun putkiremonttikohde ja hallinnolliseen rutiiniin tottunut isännöitsijä
- Asenne tai vuorovaikutus ei toimi
- Hallituksen ja isännöinnin näkemys työnjaosta on eri
Miksi erottelu ratkaisee
Rakenteellinen ongelma ei korjaannu kilpailuttamalla halvempi tarjous. Se korjaantuu vain siten, että isännöitsijän ympärille rakennetaan rakenne joka vapauttaa hänen työaikaansa — tai sen kulutusta vähennetään.
Henkilöongelma taas ei korjaannu rakennetta muuttamalla. Silloin kannattaa ensin keskustella nykyisen isännöinnin kanssa siitä, voisiko yhtiölle nimetä toisen isännöitsijän.