Yhtiökokouksen johtaminen askel askeleelta
Yhtiökokouksen puheenjohtajuus on harvoin kenenkään päätyö. Tämä on koko kokouksen kulku yhdeksäntoista kohtana: mitä puheenjohtaja sanoo, missä järjestyksessä ja milloin nuija kopautetaan. Voit lukea sen läpi kokousta edeltävänä iltana tai pitää auki kokouksen aikana.
Kokouksen avaus ja järjestäytyminen
Kokouksen avaaminen
Koollekutsujan nimeämä henkilö, tavallisesti hallituksen puheenjohtaja, avaa kokouksen ja toivottaa osallistujat tervetulleiksi. Avaaja voi käyttää lyhyen puheenvuoron taloyhtiön tulevaisuudesta, toimintakaudesta ja menneestä vuodesta.
Puheenjohtajan ja sihteerin valinta
Avaaja pyytää ehdotuksia puheenjohtajaksi ja avaa keskustelun nuijaa kopauttamalla. Jos ehdotuksia on yksi, keskustelu päätetään ja valittu kiittää luottamuksesta. Jos useampia, järjestetään vaali — tällöin on ensin todettava osanottajat, laillisuus ja päätösvaltaisuus sekä valittava ääntenlaskijat. Tasatilanteessa ratkaisee arpa.
Valinnan jälkeen puheenjohtaja ehdottaa isännöitsijää kokouksen sihteeriksi.
Kannatusmenettely ei ole automaattisesti käytössä, vaan se on hyväksytettävä kokouksella. Se ei koske hallituksen ehdotuksia eikä henkilövaalia, ja jos yksikin vastustaa, sitä ei voi noudattaa.
Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
Yleensä pöytäkirjantarkastajat toimivat myös ääntenlaskijoina, ja heitä valitaan kaksi. Jos menettely ei sovi, ääntenlaskijat on valittava erikseen.
Osanottajien toteaminen
Puheenjohtaja pyytää isännöitsijää pitämään osakeluettelon pohjalta nimenhuudon. Todetaan osakas kerrallaan läsnäolo ja mahdollinen valtuutus. Nimenhuudon ja valtakirjojen tarkistuksen jälkeen osanottajaluettelo merkitään pöytäkirjaan.
Äänileikkuri on 1/5 kokouksessa edustetuista osakkeista, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin.
Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Isännöitsijä lukee yhtiöjärjestyksen määräyksen koollekutsumisesta ja toteaa, millä tavoin ja milloin kutsut on toimitettu sekä missä ja milloin kokousasiakirjat ovat olleet nähtävillä. Puheenjohtaja pyytää huomautukset. Jos niitä ei ole, kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Työjärjestyksen hyväksyminen
Esityslista on jaettu kutsun mukana tai viimeistään kokouksen alussa. Asian käsittelyä voidaan siirtää toiseen kohtaan, mutta uusia päätösasioita ei saa lisätä esityslistalle.
Valtuutus
- Osakas saa käyttää valtuutettua yhtiökokouksessa
- Tarvitaan kirjallinen valtakirja tai muutoin luotettava osoitus edustamisoikeudesta
- Samassa huoneistossa asuvilla avio- tai avopuolisoilla voidaan lähtökohtaisesti olettaa olevan oikeus edustaa toisiaan yhteisen kodin osalta
- Leski tarvitsee valtakirjan aina kuolinpesän osakkailta
Varsinaiset asiat
Hallituksen selvitykset
Puheenjohtaja, hallituksen jäsen tai isännöitsijä esittelee selvityksen kunnossapitotarpeesta sekä selvityksen suoritetuista huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä. Yhtiökokous ei voi tehdä muutoksia selvitykseen, vaan se todetaan esitellyksi ja käsitellyksi.
Tilinpäätös ja tarkastuskertomus
Isännöitsijä esittelee toimintakertomuksen, tuloslaskelman ja taseen sekä merkittävimmät asiat yhtiön taloudellisesta tilanteesta. Keskustelu käydään esimerkiksi asiakirja kerrallaan, ja osakkaalla on kyselyoikeus. Tilinpäätöstä ei vielä tässä kohdassa hyväksytä eikä hylätä.
Tilinpäätöksen vahvistus
Puheenjohtaja kysyy, voidaanko tilinpäätös vahvistaa esitetyssä muodossa, ja toteaa tuloslaskelman ja taseen vahvistetuiksi.
Voiton käyttäminen
Ehdotetaan tilikauden voiton kirjaamista edellisten vuosien voitto- tai tappiotilille, ja todetaan tarkastajan puoltaneen hallituksen esitystä.
Vastuuvapaudesta päättäminen
Jos keskustelua syntyy, puheenjohtaja jäävää itsensä käsittelyn ajaksi, mikäli hän on yksi tilivelvollisista. Tällöin valitaan asian käsittelyn ajaksi uusi puheenjohtaja.
Talousarvion vahvistaminen ja vastike
Isännöitsijä esittelee talousarvion ja vastike-esityksen. Jos budjettiin sisältyy normaalista vuosikorjauksista poikkeava hanke, se on eriteltävä ja avattava talousarviossa — suurista korjauksista on suositeltavaa päättää erillisessä kokouksessa.
Jos esitetään vastikkeen pienentämistä, menoja on vähennettävä samassa suhteessa.
Palkkiot
Isännöitsijä kertoo edellisen vuoden palkkiot, minkä jälkeen pyydetään ehdotuksia palkkioiden suuruudeksi.
Hallituksen jäsenten ja varajäsenten valinta
Isännöitsijä lukee yhtiöjärjestyksestä, kuinka monta jäsentä ja varajäsentä valitaan. Ennen valintaa voidaan joutua päättämään jäsenten lukumäärästä. Kaikki ehdotukset kirjataan, ja jos ehdokkaita on enemmän kuin paikkoja, äänestetään — äänestysmenettelystä päätetään ennen äänestystä.
Tilin- tai toiminnantarkastajien valinta
Tilintarkastaja on KHT tai HTM, toiminnantarkastaja yleensä osakas.
Päätösasioiden käsittely
Puheenjohtaja ilmoittaa asian, jonka jälkeen isännöitsijä tai hallituksen jäsen esittelee sen ja hallituksen päätösehdotuksen.
Ennen varsinaista äänestystä voidaan ehdottaa koeäänestystä käsiä nostamalla, henkilö ja ääni -periaatteella. Puheenjohtajan on tiedusteltava selvään vähemmistöön jääneiltä, vaativatko he varsinaista äänestystä. Koeäänestys ei korvaa varsinaista äänestystä.
Jos joku vaatii lippuäänestystä, se tulisi järjestää — poikkeuksena yhtiöjärjestyksen kohtuullistamisvaatimus ja tuplaenemmistötilanteet.
Muut asiat
Keskusteluasioista ei voida tehdä päätöksiä.
Kokouksen päättäminen ja pöytäkirja
Pöytäkirja on pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona. Jäljennös on toimitettava sitä pyytävälle osakkeenomistajalle, ja osakkeenomistajalla on oikeus saada jäljennös myös liitteistä.
Yhtiökokouksen askellukset
Sama asia videoina, jos luet mieluummin vähemmän ja katsot enemmän.
Tulossa ensimmäinen kokous puheenjohtajana?
Käymme kokouksen kulun mielellään läpi etukäteen. Se on isännöitsijän työtä, ei ylimääräinen palvelus.