Yhtiökokouksen johtaminen askel askeleelta
Yhtiökokouksen puheenjohtajuus on harvoin kenenkään päätyö. Tämä on koko kokouksen kulku yhdeksäntoista kohtana: mitä puheenjohtaja sanoo, missä järjestyksessä ja milloin nuija kopautetaan. Voit lukea sen läpi kokousta edeltävänä iltana tai pitää auki kokouksen aikana.
Kokouksen avaus ja järjestäytyminen · kohdat 1–6
1. Kokouksen avaus
Koollekutsujan nimeämä henkilö, tavallisesti hallituksen puheenjohtaja, avaa kokouksen ja toivottaa osallistujat tervetulleiksi. Avaaja voi käyttää lyhyen puheenvuoron taloyhtiön tulevaisuudesta, toimintakaudesta ja menneestä vuodesta.
2. Puheenjohtajan ja sihteerin valinta
Avaaja pyytää ehdotuksia puheenjohtajaksi ja avaa keskustelun nuijaa kopauttamalla. Jos ehdotuksia on yksi, keskustelu päätetään ja valittu kiittää luottamuksesta. Jos useampia, järjestetään vaali — tällöin on ensin todettava osanottajat, laillisuus ja päätösvaltaisuus sekä valittava ääntenlaskijat. Tasatilanteessa ratkaisee arpa.
Valinnan jälkeen puheenjohtaja ehdottaa isännöitsijää kokouksen sihteeriksi.
Kannatusmenettely ei ole automaattisesti käytössä, vaan se on hyväksytettävä kokouksella. Se ei koske hallituksen ehdotuksia eikä henkilövaalia, ja jos yksikin vastustaa, sitä ei voi noudattaa.
3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
Yleensä pöytäkirjantarkastajat toimivat myös ääntenlaskijoina, ja heitä valitaan kaksi. Jos menettely ei sovi, ääntenlaskijat on valittava erikseen. Nykyään pöytäkirja allekirjoitetaan usein sähköisesti kokouksen jälkeen; allekirjoitettu pöytäkirja toimitetaan osakkaille, ja sitä ennen allekirjoittamaton versio on nähtävillä isännöitsijätoimistossa.
4. Kokouksen osanottajien toteaminen
Puheenjohtaja pyytää isännöitsijää pitämään osakeluettelon pohjalta nimenhuudon. Todetaan osakas kerrallaan läsnäolo ja mahdollinen valtuutus. Nimenhuudon ja valtakirjojen tarkistuksen jälkeen osanottajaluettelo merkitään pöytäkirjaan.
Äänileikkuri on 1/5 kokouksessa edustetuista osakkeista, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Ääniluettelo läsnä olleista osakkaista ja edustetuista osakkeista liitetään pöytäkirjaan.
5. Kokouksen laillisesti koolle kutsumisen ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Isännöitsijä lukee yhtiöjärjestyksen määräyksen koollekutsumisesta ja toteaa, millä tavoin ja milloin kutsut on toimitettu sekä missä ja milloin kokousasiakirjat ovat olleet nähtävillä. Puheenjohtaja pyytää huomautukset. Jos niitä ei ole, kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
6. Työjärjestyksen hyväksyminen
Esityslista on jaettu kutsun mukana tai viimeistään kokouksen alussa. Asian käsittelyä voidaan siirtää toiseen kohtaan, mutta uusia päätösasioita ei saa lisätä esityslistalle.
Tilikauden käsittely · kohdat 7–11
7. Toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen esittäminen tilikaudelta
Käsitellään toimintakertomus ja tilinpäätös sekä hallituksen kirjallinen selvitys yhtiössä suoritetuista huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä. Aineistot ovat osakkaiden tutustuttavissa jo ennen kokousta Voimanäytön Yhtiökokoukset ja isännöitsijäntodistus -välilehdellä.
8. Käsitellään tilin- ja toiminnantarkastuskertomus
Puheenjohtaja esittelee tilintarkastuskertomuksen ja/tai toiminnantarkastuskertomuksen olennaiset havainnot. Kertomukset ovat nähtävillä samassa paikassa kuin tilinpäätösaineisto.
9. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta
Puheenjohtaja kysyy, voidaanko tilinpäätös vahvistaa esitetyssä muodossa, ja toteaa tuloslaskelman ja taseen vahvistetuiksi. Taloyhtiön tilinpäätöksessä on usein kolme eri tulosta; taustat kerrotaan sivulla Taloyhtiön kolme eri tulosta.
10. Päätetään tilikauden tuloksen käsittelystä
Tavallisesti päätetään, että tilikauden tulos kirjataan omaan pääomaan eikä osinkoa jaeta. Taloyhtiö ei tavoittele voittoa, joten kohta on useimmiten nopea muodollisuus.
11. Päätetään vastuuvapaudesta hallitukselle ja isännöitsijälle
Jos keskustelua syntyy, puheenjohtaja jäävää itsensä käsittelyn ajaksi, mikäli hän on yksi tilivelvollisista. Tällöin valitaan asian käsittelyn ajaksi uusi puheenjohtaja.
Talous ja hankkeet tulevalle kaudelle · kohdat 12–14
12. Käsitellään korjausohjelman mukaiset tulevat korjaushankkeet sekä päätetään vuoden korjaushankkeista ja valtuuksista valmistella seuraavan vuoden hankkeita
Käsitellään hallituksen kirjallinen selvitys tiedossa olevista tulevista korjaushankkeista, hyväksytään kuluvan vuoden korjaustyöt ja valtuutetaan hallitus valmistelemaan seuraavan vuoden hankkeita korjausohjelman mukaisesti. Isot tapauskohtaiset hankkeet, kuten lämmitysjärjestelmän muutos, käsitellään tarvittaessa omina alakohtinaan.
13. Päätetään talousarviosta ja vastikkeista
Isännöitsijä esittelee talousarvion ja vastike-esityksen. Jos budjettiin sisältyy normaalista vuosikorjauksista poikkeava hanke, se on eriteltävä ja avattava talousarviossa — suurista korjauksista on suositeltavaa päättää erillisessä kokouksessa.
Jos esitetään vastikkeen pienentämistä, menoja on vähennettävä samassa suhteessa.
14. Päätetään valtuuksista kantaa ylimääräisiä hoito- ja/tai pääomavastikkeita
Yleinen käytäntö on valtuuttaa hallitus kantamaan tarvittaessa enintään kaksi ylimääräistä hoitovastiketta ja enintään kaksi ylimääräistä pääomavastiketta lainaa kohden seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen ulottuvalla kaudella. Valtuus antaa liikkumavaran ilman ylimääräisen yhtiökokouksen koollekutsumista.
Henkilövalinnat ja palkkiot · kohdat 15–17
15. Määrätään hallituksen jäsenten, tilintarkastajien ja toiminnantarkastajien palkkioista
Isännöitsijä kertoo edellisen vuoden palkkiot, minkä jälkeen pyydetään ehdotuksia palkkioiden suuruudeksi.
16. Päätetään hallituksen jäsenet
Isännöitsijä lukee yhtiöjärjestyksestä, kuinka monta jäsentä ja varajäsentä valitaan. Ennen valintaa voidaan joutua päättämään jäsenten lukumäärästä. Kaikki ehdotukset kirjataan, ja jos ehdokkaita on enemmän kuin paikkoja, äänestetään — äänestysmenettelystä päätetään ennen äänestystä.
17. Tilintarkastajien ja toiminnantarkastajien valinta
Tilintarkastaja on KHT tai HTM, toiminnantarkastaja yleensä osakas. Kokous voi samalla pyytää tilintarkastajaa ottamaan kertomuksessaan kantaa tilinpäätöksen vahvistamiseen, vastuuvapauden myöntämiseen ja tuloksen käsittelyyn.
Rahastointi ja päättäminen · kohdat 18–19
18. Päätetään rakennusrahaston tai lainanlyhennysrahaston kartuttamisesta
Tyypillisesti pääomavastikkeet tuloutetaan yhtiön kirjanpidossa ja osakkaiden maksamat lainaosuussuoritukset rahastoidaan, elleivät tuloksen tasaaminen ja muut säännökset muuta edellytä. Taustat kerrotaan sivulla Rahastointi taloyhtiössä.
19. Kokouksen päättäminen
Pöytäkirja on pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona. Jäljennös on toimitettava sitä pyytävälle osakkeenomistajalle, ja osakkeenomistajalla on oikeus saada jäljennös myös liitteistä.
Yhtiökokouksen kulku videoina
Sama asia videoina, jos luet mieluummin vähemmän ja katsot enemmän.
Tulossa ensimmäinen kokous puheenjohtajana?
Käymme kokouksen kulun mielellään läpi etukäteen. Se on isännöitsijän työtä, ei ylimääräinen palvelus.