SKH:ssä kehitys ja hyvän tulevaisuuden varmistaminen on itseisarvo. Tämä näkyy mm. omana ohjelmistokehityksenä, jota olemme tehneet jo yli 15 vuotta. Suunta on edelleen kasvava tämän suhteen. Yrityksemme palkkalistoilla on useampikin henkilö vastuunaan sovelluskehitys ja koodaus. Ilman tätä taloyhtiöiden ja isännöinnin tulevaisuus näyttäisi hyvin erilaiselta.
Miksi meidät kannattaa valita? Syitä ja ylivoimatekijöitä on monia. Tässä niistä tärkeimmät:
1. tekijä: Voimanäyttö-palvelu
Voimanäytön avulla taloyhtiön hallitus pystyy seuraamaan haluamallaan tahdilla Talokanavan kotisivuilta kvartaalikirjeenomaista raportointia, josta hahmottaa kerralla helposti ja avoimesti taloyhtiön kaikki keskeiset tekijät. Voimanäyttö on osa Talokanavan kokonaisuutta. Talokanava on taloyhtiön hallituksen portaali ja todellinen hallituksen johtamisen ja avoimuuden työpöytä. Myös osakkaat käyttävät Talokanavaa.
Voimanäytössä on hallituksen työkalu taloyhtiön reaaliaikaiseen kulurakenteeseen 24 kk aikajaksolta. Siellä näkyvät taloyhtiön kulut toimittajittain ja tiliryhmittäin sekä SKH:n veloitukset yhdellä näytöllä. Erityisesti SKH:n oma kulurakenne halutaan Voimanäytön kautta tuoda hallitukselle selkeästi esille, koska SKH:n hinnoittelumalli on ylivoimainen taloyhtiön näkökulmasta. Voimanäytön kautta saatte näkymän yhtiön koko talouteen ja hallintoon. Siellä ovat menneet kokoukset, kokouksien listattuna asiat, jotka nousevat seuraavaan kokoukseen suoraan toiminnanohjauksestamme. Siellä löytyvät taloyhtiön pankkitilitiedot, ei pelkästään tieto saldosta vaan myös tilihistoriakuvaaja. Siellä on taloyhtiönkorjausohjelma, jota hallitus voi suoraan halutessaan voimanäytön kautta tarvittaessa muuttaa. Siellä on kaikki perustalousraportointi, kuten reaaliaikainen vastikesaatavien tilanne. Voimanäyttö-palvelu on saanut paljon kiitosta asiakkailtamme. Sitä on pidetty erinomaisena uudistuksena raportoinnissamme.
2. tekijä: SKH:n hyvä asiakastyytyväisyys
Olemme toteuttaneet pitkän kehitysohjelman koko toimintamme uudistamisessa. Panostimme erityisesti ripeyteen, avoimuuteen ja reaaliaikaiseen raportointiin asiakkaidemme toiveiden mukaisesti.
Panostuksemme asiakastyytyväisyyden parantamiseen ovat selvästi jo nähtävissä. Vuoden 2020 asiakastaloyhtiöidemme hallitusjäsenille suunnattuun kyselyyn vastasi yli 250 hallitusjäsentä. Tulokset osoittivat, että olemme jälleen parantaneet palvelujamme. Hallituksen jäsenistä yli puolet (135 henkilöä) antoi meille korkeimman arvosanan 8–10 todennäköisyydessä suositella SKH isännöintiä ystävälle tai työtoverille. Erityisesti kiitosta saivat sujuva yhteistyömme, ripeys ja avoin viestintä.
Osakas tyytyväisyys oli parantunut viime vuodesta huomattavasti. 1530 vastaajasta yli 60 % (944 henkilöä) antoi arvosanaksemme 8–10 todennäköisyydessä suositella SKH isännöintiä ystävälle tai työtoverille. Myös osakkaat kehuivat erityisesti sujuvaa yhteistyötä, ripeyttä ja avointa viestintä.
Kyselymme perusteella voimme todeta, että luottamus toimintaamme kohtaan on korkealla. Yhteistyö kanssamme koetaan sujuvaksi ja ripeäksi ja asiakaslähtöisyys sekä viestinnän avoimuus nousivat kyselyssä vahvuudeksemme. Myös ammattitaitoisuutemme ja sähköisten työkalujemme laatu saivat kiitosta.
Lisää asiakastyytyväisyydestämme sekä asiakastarinoitamme voitte lukea sivuiltamme https://www.skh.fi/sujuvaa-yhteistyota-skh-isannoinnin-kanssa/ ja https://www.skh.fi/asiakastarinat-2/
Tyytyväisten asiakkaiden kanssa myös yhteistyö on antoisaa. Siksi haluamme, että asiakkaamme ovat tyytyväisiä myös muihin toimittajiinsa, erityisesti taloyhtiön huoltoon.
3. tekijä: Ryhmätyö takaa asioiden ripeän hoidon
Uskomme, että taloyhtiöiden asioiden hoidossa ripeys ratkaisee. Haluamme varmistaa asioiden hoidon ripeän etenemisen. Ryhmätyömallimme mahdollistaa tämän.
Meillä SKH:lla koko toimintamme perustuu ryhmätyöhön. Strategianamme onkin tuottaa kaikki isännöinnin palvelut omalla henkilökunnalla. Palvelussamme on yli 65 oman alansa asiantuntijaa. Jokaiselle taloyhtiölle nimetään isännöitsijän lisäksi myös tekninen isännöitsijä, hallinnon koordinaattori, kirjanpitäjä ja vuokra- ja vastikevalvoja. Henkilöstömme koulutus ja keskimääräiset työvuodet ovat vapaasti nähtävillä sivustoillamme osoitteessa: http://www.skh.fi/henkilosto/.
Ryhmätyö, sen laatu ja sen tuoma varmuus on tärkeää. Toiminnanohjausjärjestelmä ja sen luomat tehtävät varmistavat ryhmätyön onnistumisen sekä tiedonkulun asianomaisten välillä. Kaikki yrityksemme sähköpostiliikenne saapuu ja lähetetään toiminnanohjauksemme kautta, jolloin tiedonkulku on saumatonta. Tuloksena ripeämmät ja tehokkaammat prosessit.
Toiminnanohjaus helpottaa vuorovaikutusta myös hallituksen ja isännöitsijän välillä.
Tiesittekö, että meillä myös hallituksella on näkymä toiminnanohjauksen tietoihin kuten sähköpostiliikenteeseen?
4. tekijä: Perjantainen viikkokirje – sähköinen kooste taloyhtiön tapahtumista
Perjantainen viikkokirje on keskeinen osa SKH mallia. Joka perjantai hallitus saa sähköisen koosteen taloyhtiön tapahtumista. Viikkokirje on erittäin avoin ja yksityiskohtaisen raportti viikon aikana taloyhtiössä tapahtuneista asioista, sisältäen talouden raportoinnin sekä tiedon saapuneista laskuista, joita ei ole vielä maksettu. Viikkokirjeen liitteenä olevalta maksukoosteelta voi tarkastella puolestaan kaikkia taloyhtiölle saapuneita laskuja viimeisen 12 kk aikana. Myös osakkaat ja taloyhtiön vuokralaiset saavat oman vedoksensa viikkokirjeestä. Hallitus voi halutessaan vaikuttaa kirjeen avoimuuteen mm. talousraportoinnin osalta.
Lisäksi jokainen asukas saa henkilökohtaisen iltakirjeen aina silloin, kun hänen huoneistoonsa on kohdistunut toimenpiteitä tai jos hänen huoneistoansa koskevassa asiassa on jotakin uutta tapahtunut.
Haluamme pitää viikkokirjeiden avulla kaikki osapuolet tietoisena siitä mitä on sovittu ja kenen kanssa, ja siitä mitä ylipäätänsä talossa tapahtuu. Huomaathan, että näin osakkaat saavat esim. hallituksen päätöksistä tietoa käytännössä lähes reaaliajassa.
Tietojärjestelmien lisäksi asiakaspalvelumme palvelee ripeästi asumiseen liittyvissä asioissa puhelimitse ja sähköpostitse. Kaikki SKH:lle saapuneet yhteydenotot kirjataan järjestelmäämme palvelupyyntöinä ja tieto tästä tulee viikkokirjeissä automaattisesti perjantaisin työviikon päätteeksi.
Viimeisen vuorokauden sisällä saapuneista sähköposteista asiakaspalvelumme käsitteli 67,5 % keskiarvoisesti vain 4 tunnin viiveellä. Viimeisen kuukauden aikana asiakaspalvelumme vastasi 708 puheluun keskimääräisen jonotusajan ollessa 20 sekuntia. Vain 24 % puheluista jonotti yli 30 sekuntia. Vastaamattomia puheluita oli yhteensä 59 kpl ja nämä jonottajat katkaisivat puhelun keskimäärin 62 sekuntin jonotusajan jälkeen.
Noin 80 % palvelukeskukselle esitetyistä kysymyksistä saa vastauksensa suoraan palveluneuvojilta, useimmiten jo saman puhelun aikana tai välittömässä vastausviestissä. Erikoistumista edellyttävät kysymykset ohjataan isännöintitiimimme ammattilaisille ratkaistavaksi.
5. tekijä: Asiakaspalautteemme ja asiakastarinamme
Olemme kehitysaskeleissamme kulkeneet ja tulemme jatkossakin kulkemaan kuunnellen asiakkaidemme tarpeita. Vuosien varrella olemme saaneet paljon hyvää palautetta toiminnastamme. Kiitosta ovat saaneet erityisesti hyvä ja nopea palvelu, Voimanäyttö-palvelu sekä isännöitsijäntodistuksemme. Voitte lukea viime vuosien asiakaspalautteita täältä https://www.skh.fi/sujuvaa-yhteistyota-skh-isannoinnin-kanssa/
Asiakastarinoissamme kolmen eri asiakastaloyhtiön hallituksen puheenjohtajat kertovat omin sanoin siitä, kuinka yhteistyömme on sujunut. He ovat olleet erityisen vakuuttuneita erinomaisesta palvelustamme, tiedon saannin avoimuudesta sekä mahdollisuudesta valita oman tekemisen ja ulkopuolisen avun välillä. Voitte lukea lisää täältä https://www.skh.fi/asiakastarinat-2/
Suomen kiinteistölehden 1/2018 julkaisema pääkirjoitus: ”Taloudesta tietoa osakkaille” kertoo Vuosaarelaisen taloyhtiön kokemuksista SKH Isännöinnin asiakkaana. Voit lukea artikkelin täältä https://www.kiinteistolehti.fi/taloudesta-tietoa-osakkaille-kerran-viikossa/ . Erityistä kiitosta he antoivat viikkokirjeillemme. SKH isännöinnille myönnettiinkin Isännöintiteko 2016-palkinto ilmaisesta osakkaiden viikkotiedottamisesta.
Kehuja olemme saaneet myös informatiivisesta videotuotannostamme. Vuosien varrella olemme järjestäneet upeita webinaareja ja muutenkin luoneet taloyhtiölle toiminnan kannalta arvokasta materiaalia. Tutustu sanomaamme alla olevan linkin kautta. Mm. Märkätilastrategioita ja korjaustilanteita käsittelevä webinaarimme on saanut erinomaista palautetta kuten myös aikoinaan GDPR asioita eli tietosuojaa käsittelevä webinaarimme sekä moni muu. Kaikkiin videomateriaaleihin voitte tutustua täällä https://www.skh.fi/skh-videotuotantoa/
6. tekijä: Haluamme varmistaa ja turvata asioiden etenemisen!
Tuotamme itse kaikki asiakkaidemme tarvitsemat palvelut. Tämä tarkoittaa sitä, että tarjoamme käyttöönne laajaa asiantuntijuutta usealle eri saralla. Tekninen isännöinti ja projektipalvelut ovat keskeinen osa SKH:n oman henkilökunnan toimittamista palveluista. Tiedämme, että myös taloyhtiölle on tärkeää näiden ammattilaisten olemassaolo osana isännöintitoimiston tuotantoa. Näin varmistamme asioiden laadukkaan ja ripeän etenemisen.
Isännöitsijän rooli SKH mallissa ei ole olla pullonkaulana kuten ehkä perinteisesti helposti käy. SKH mallissa isännöitsijä hallinnoi kokonaisuutta. Hän on ikään kuin tiiminsä valmentaja, joka huolehtii siitä, että asiat etenevät erityisesti omistajan tahtotilan mukaisesti.
Hallitus puolestaan edustaa omistajuutta. Haluamme varmistaa hallitukselle asioiden etenemisen!
Isännöitsijän ja hallituksen tukena ovat sähköiset palvelumme ja niiden sen mukana tuomat erityiset palvelut. Yksi tällaisista palveluista on SKH Vahtikoira-palvelu. SKH:n robotisoitu vahtikoira räksyttää hälyttäen toiminnanohjaukseen ja edelleen perjantaiseen hallituksen kirjeeseen, jos taloyhtiön käyttötilin saldo tippuu määritetyn riskirajan alapuolelle. Lisäksi vahtikoira laskee kerran kuussa, tuleeko taloyhtiön rahat riittämään tiedossa oleviin maksuihin huomioiden myös tiedossa olevat tulot. Erityisesti vahtikoira analysoi tilannetta seuraavan lainanlyhennyksen hetkellä, joka usein saattaa olla yli puolen vuoden päässä. Vahtikoira tarkastaa riittävätkö rahat tätä menoa tulevaan lainan lyhennykseen. Teemme siis kassavirta laskelmaa ja hälytämme välittömästi, jos tulos ei ole riittävä. Haluamme, että ongelmatilanteissa on hallituksella ja isännöitsijällä aikaa selvittää ja toimia.
7. tekijä: Maksu- ja ostokontrollointi, SKH kokouskanava
SKH mallin mukaisessa toiminnanohjauksessa lähes kaikkien laskujen käsittely perustuu ostovarauksien olemassaoloon. Ts. ostot merkitään, kohdistetaan ja tiliöidään samalla hetkellä, kun itse osto tehdään. Myös hallitus voi itse halutessaan kirjauttaa tekemiään ostoja järjestelmäämme Ilmoita-sovelluksen kautta. Ostoja tarkastellaan erityisesti vastuunjako mielessä. Kaikki saapuva raha kohdistetaan ostovarauksiin ja näin varmistetaan, että vain halutut summat päätyvät maksuun. Tästä järjestelmästä olemme erityisen ylpeitä ja pystymmekin jo monen muun esimerkin kautta huomaamaan, että myös muilla toimialoilla on tultu kohti samaa kehittämäämme järjestelmää.
Toinen asia, josta halusin tänä perjantaina tiedottaa, on SKH kokouskanava. Tarjoamme taloyhtiöasiakkaiden hallituksen käyttöön jatkuvasti avoimen hallituksen oman sähköisen kokoushuoneen. Kokoushuoneessa hallitus voi pitää hallituksen kokoukset sekä kokoontua keskenään myös muuten, kun haluaa. Tarjoamamme kokouskanava mahdollistaa nettikokoustamisen pelkkää Chrome tai Firefox selainta käyttäen ilman erillisen ohjelmaan lataamista.
Viime aikoina olemme luoneet todella vahvoja ja toimivia malleja sähköisen yhtiökokouksen pitoon, jossa hyödynnetään samaa sähköistä kokouskanavaa. kaiken tämän tarjoamme taloyhtiön hallitukselle veloituksetta, koska haluamme että arki toimii!
8. tekijä: Korjaustarpeiden laskentapalvelu
Hallituksen halutessa teemme laskelman taloyhtiön eri rakenneosien laskennallisesta korjaustarpeesta. Näkemyksemme on, että taloyhtiön korjaustoiminnan suunnittelu on aivan valtavan tärkeää. Lähtökohtana on toki myös taloyhtiön ikä ja se miltä taloyhtiössäsi laskennallisesti nyt näyttää. Laskelman teon jälkeen on mahdollisten lisäselvitysten ja päätöksenteon aika. SKH listaa ja esittää hallitukselle jo olemassa olevat sekä tulevat korjaustarpeet!
9. tekijä: SKH kokoukset ja kokousvalmistelu
SKH isännöinnissä kokousvalmistelut tehdään aina etukäteen! Emme säästä resursseissa kokous asioiden valmistelussa, vaan tavoitteenamme on helpottaa mahdollisuuksiemme mukaan hallituksen työskentelyä. Haluamme, että tuleva kokous on jäntevä ja laadukas ja siksi toimitamme esityslistan aina hyvissä ajoin hallitukselle sekä laadimme päätösehdotukset valmiiksi jo ennen kokousta.
Keskeistä on toki myös se mitä kokousvälillä tapahtuu ja kuinka silloin voidaan päätöksiä tehdä tai asioita kirjauttaa päätettäväksi. SKH isännöinnissä päätökset ja päätöstarpeet hallinnoidaan systemaattisesti toiminnanohjausjärjestelmässämme, josta ne järjestelmävalmistelun kautta nousevat kulloisenkin kokouksen esityslistalle.
Kokouskustannuksemme määräytyvät kokouksen ajankohdan ja kokouksen keston mukaan. Yhä enemmän taloyhtiöissäkin on siirrytty sähköisiin kokouksiin, jolloin kustannukset ovat vain murto-osa nykyisistä kokouskustannuksista. Meillä oleellista on se, että hallitus voi itse määritellä kokousajankohdat ja -tavat, sekä näihin liittyvän kustannustason.
10. tekijä: Huollon laadunvarmistus
Uutena palveluna olemme aloittaneet systemaattisten huollon kehityskeskustelujen pidon ja huollon laadun erityisen valvonnan. Näemme, että huoltoyhtiön toiminnan varmistaminen omistajan tahtotilan mukaisella tasolla on keskeinen asia, jossa isännöinnin tulee auttaa. Myös huoltoyhtiön kustannuksia tulee seurata ja raportoida säännöllisesti hallitukselle.
SKH Huollon laadunvarmistus on oiva työkalu hallitukselle, joka haluaa luotettavan analyysin taloyhtiön huollon suorituskyvystä ja tilasta.
Palvelu sisältää seuraavat asiat: taloyhtiön huollon analysoinnin SKH-asiantuntijan ja huoltohenkilön tai työnjohtajan kanssa (analyysia varten toteutetaan pistokoemainen tarkastuskierros), hallituksen haastattelun erityistä huomioita edellyttävistä asioista sekä laadunvarmistusraportin, joka sisältää myös yleistä kustannus- ja vertailutietoa huoltopalveluiden hinnoista pääkaupunkiseudulla.