Taloyhtiöstrategia
Hyvä hallintotapa edellyttää taloyhtiön hallitustoiminnalta suunnitelmallisuutta. Strategia on asiakirja, jossa määritellään linjaukset ja tavoitteet sille, miten taloyhtiötä kehitetään ja johdetaan.
Koko mallistrategia on tällä sivulla. Voitte käyttää sitä vapaasti: kopioida, muokata ja ottaa mukaan vain ne kohdat, jotka sopivat teidän yhtiöllenne.
Mihin strategiaa tarvitaan
Taloyhtiön päätehtävä on huolehtia hallinnassaan olevien kiinteistöjen ja rakennusten pidosta. Strategia tekee siitä suunnitelmallista: se kertoo mitä tavoitellaan, kuka tekee, millä kustannuksilla ja miten onnistumista mitataan.
Malli ei ota kantaa missioon eikä visioon. Se ei ole yritysstrategia vaan taloyhtiön toimintasuunnitelma, joka nivoutuu tilinpäätökseen, korjaussuunnitelmaan ja vuosikelloon.
Strategia laaditaan hyvissä ajoin ennen yhtiökokousta, ja yhtiökokous vahvistaa sen vuosittain. Päivittäminen on osa normaalia hallitustoimintaa.
Yksi neuvo ennen aloittamista: strategia, jonka hallitus kirjoittaa yksin, ei sitouta ketään. Osakkaiden ja asukkaiden toiveita kannattaa kuunnella ensin, vaikka vapaamuotoisella keskustelutilaisuudella tai lyhyellä kyselyllä.
Strategian kuusi osaa
- Suunnitelmallinen johtaminen
- Pitkän tähtäimen tavoitteet
- Toimintasuunnitelma ja talousarvio
- Korjaussuunnitelma
- Vuosikello
- Käsittely ja hyväksyminen
Alkuun tulevat perustiedot taloyhtiöstä. Ne saa suoraan Voimanäytöstä, eikä niitä tarvitse kirjoittaa käsin.
Taloyhtiömme suunnitelmallinen johtaminen
Tämän osan tarkoitus on kirjata, kuka johtaa mitäkin. Alla oleva teksti on mallia. Muokatkaa se vastaamaan omaa tilannettanne.
Työnjako
Taloyhtiön toimintaa johtaa hallituksen puheenjohtaja. Operatiivista toimintaa johtaa isännöitsijä yhdessä hallituksen kanssa. Isännöitsijä keskittyy yhteistyöhön puheenjohtajan ja hallituksen kanssa; osakkaat ja asukkaat saavat jatkuvaa palvelua isännöintitoimiston ja huoltoliikkeen asiakaspalvelusta.
Hallituksen kokoukset
Panostamme kokousten ja päätösten valmisteluun. Isännöintitoimisto valmistelee jokaiseen käsiteltävään asiaan päätösehdotuksen kokousten nopeuttamiseksi. Pöytäkirjat valmistuvat viikon sisällä kokouksesta.
Yhtiökokoukset
Valmistelu tehdään hallituksen ja isännöitsijän yhteistyönä, ja hallitus valmistelee päätösehdotuksensa. Kokous järjestetään aina niin, että etäosallistuminen on mahdollista. Pöytäkirja toimitetaan kaikille osakkaille sen valmistuttua.
Tähän osaan kirjataan myös se, että taloyhtiö on sitoutunut noudattamaan hyvän hallintotavan suosituksia, ja että hallitustyöskentelyssä keskitytään tilikauden aikana toteuttamaan yhtiökokouksen tekemät päätökset.
Pitkän tähtäimen tavoitteet
Hallitus määrittelee tavoitteet vähintään viideksi vuodeksi. Valitkaa alla olevista ne, jotka sopivat teille, ja kirjatkaa kunkin kohdalle minä vuosina sitä toteutetaan. Toteutumisesta kerrotaan toimintakertomuksessa.
Viihtyisää asumista kaikille
- Olemme hyviä naapureita toisillemme. Taloyhtiössä noudatetaan hyvää järjestystä, ollaan suvaitsevaisia ja huomaavaisia.
- Pyrimme välttämään ristiriitatilanteita ja seuraamme valitusten ja riitojen määrää.
- Järjestämme yhteistä toimintaa, kuten talkoita ja asukastilaisuuksia, vähintään kaksi kertaa vuodessa.
- Hallitus käsittelee osakkaan tai asukkaan ja taloyhtiön välisiä asioita.
Viestintä kunnossa
- Viestimme säännöllisesti taloyhtiön asioista osakkaille ja asukkaille.
- Viestimme hallituksen kokousten ja yhtiökokouksen päätöksistä aktiivisesti.
Apua asumisen arkeen
- Osakkaat ja asukkaat saavat apua taloyhtiön asioissa ja tietävät, kehen ottaa yhteyttä missäkin asiassa: hallitus, isännöitsijä, isännöinnin asiakaspalvelu vai huoltoliike.
Osakkaat aktiivisia ja mukana päätöksenteossa
- Osakkaat ja asukkaat seuraavat kiinteistön hoitoa ja kunnossapitoa sekä raportoivat havaitsemistaan vioista huoltoliikkeelle tai isännöintiin.
- Yhtiökokoukseen osallistuu yli puolet osakkaista.
- Hallitus valmistelee uusien jäsenten valintaa ja varmistaa, että hallitukseen on aina ehdolla halukkaita.
Jatkuva kehittäminen
- Seuraamme asuinympäristön muuttumista sekä asumisen uusia ratkaisuja ja poimimme niistä parhaat.
- Lähivuosien suurimmat korjaushankkeet on esitetty korjausohjelmassa.
Energiatehokkuuden parantaminen
- Kiinnitämme erityistä huomiota energiaa säästäviin korjaustarpeisiin.
- Haluamme olla mukana alentamassa asumisen hiilijalanjälkeä.
Talous tasapainossa
- Pyrimme suunnitelmalliseen ja ennakoivaan taloudenhoitoon ja riskienhallintaan.
- Pidämme jatkuvasti huolta yhtiön hyvästä maksuvalmiudesta.
Arvostuksen kasvu
- Osakkaat arvostavat niitä ihmisiä, jotka käyttävät aikaansa osakkaiden omaisuuden hoitamiseen.
- Arvostus näkyy hallituksen palkkioissa: korvaus on oikeassa suhteessa työhön ja vastuuseen.
Toimintasuunnitelma ja talousarvio
Tässä osassa pitkän tähtäimen tavoitteet muuttuvat teoiksi. Rakentakaa taulukko, jonka vasemmassa sarakkeessa on valitsemanne tavoite ja oikeassa se, mitä sen eteen tehdään tänä vuonna.
| Pitkän tähtäimen tavoite | Mitä teemme tänä vuonna |
|---|---|
| Järjestämme yhteistä toimintaa vähintään kaksi kertaa vuodessa | Esimerkki: järjestämme pihatalkoot toukokuussa ja asukasillan lokakuussa |
| Viestimme säännöllisesti taloyhtiön asioista | Täydentäkää |
| Energiatehokkuuden parantaminen | Täydentäkää |
Kirjatkaa jokaisen kohdalle myös tekijät, tekemisen tapa, kustannukset ja se miten tavoitteen toteutumista mitataan. Talousarvio antaa raamit toimikauden aikaiselle toiminnalle.
Korjaussuunnitelma
Korjaussuunnitelma on osa toiminta- ja taloussuunnitelmaa. Laadimme taloyhtiölle vähintään viiden vuoden korjaussuunnitelmaehdotuksen, jonka perustana on elinkaarilaskelma.
- Isännöinti esittelee korjaustarpeet hallitukselle
- Hallitus priorisoi tarpeet ja esittää suunnitelman yhtiökokoukselle
- Yhtiökokous vahvistaa korjaussuunnitelman vuosittain
- Esteettömyys huomioidaan korjaussuunnittelussa
- Akuutit viat ja puutteet korjataan viipymättä
- Huoneistokohtainen korjaustyörekisteri on ajan tasalla, ja sen tiedot siirtyvät isännöitsijäntodistukselle
Vuosikello
Vuosikello aikatauluttaa tehtävät teemoittain. Laadimme taloyhtiölle vuosikellon mukaisen työskentely- ja kokoussuunnitelman: tulevan vuoden kokoukset ja erillishankkeet valmistellaan ja aikataulutetaan ennen kuluvan vuoden loppua.
- Korjausasiat
- Talous
- Hallinto
Liittäkää vuosikello strategiadokumentaatioon.
Hyväksyminen
Kirjatkaa loppuun, milloin yhtiökokous on strategian vahvistanut tai päivittänyt, ja allekirjoittakaa se hallituksen puolesta.
Liitteiksi tulevat tyypillisesti talousarvio, korjaussuunnitelma ja vuosikello.
Autamme myös laatimisessa
Avustamme asiakastaloyhtiöidemme hallituksia strategian laadinnassa. Kerro missä vaiheessa olette, niin jutellaan tarkemmin.