Tilinpäätöksen ja yhtiökokouksen askellukset
Tässä kuvaamme SKH Mallin mukaisen tilinpäätöskokonaisuuden kulun.
Tässä esityksessä oletuksena on taloyhtiön tilikauden olevan kalenterivuosi.
Esitys etenee kronologisessa järjestyksessä ja on tarkoitus tukea erityisesti Smart-isännöidyn taloyhtiön puheenjohtajaa.
1. Kokousaikataulujen ja paikkojen sopiminen
Kokousaikataulu laaditaan SKH toimesta heinäkuussa, vahvistus hallitukselta ja paikkojen varaus viimeistään lokakuussa.
Aikataulua ohjaa asiakkaan tyytyväisyyden ja laatu, joka saavutetaan kirjanpitäjän ja isännöitsijän työn tasaisuuden periaatteella sekä ennakoinnilla.
Osakkaat saavat vahvistetun yhtiökokousajankohdan tietoonsa SKH perjantaikirjeellä
2. Korjausohjelman ja toimintakertomus luonnokset, hallituksen vahvistaa esityksen
SKH toimittaa Joulukuussa hallitukselle omalta osaltaan valmiit versiot, hallitus kommentoi mahdolliset lisäykset tai päivitykset.
Oleellista on saada talousarvio tehtyä oikeilla olettamilla, johon tulevan vuoden korjausbudjetti vaikuttaa merkittävästi.
Tärkeää on myös saada toimintakertomus sellaiseksi, että tilinpäätöstä allekirjoitettaessa korjaustarpeita ei enää olisi (korjaus johtaa tilinpäätöspaketin uudelleenkasaamiseen tiukan aikataulupaineen tilanteessa)
3. Tilinpäätöksen laadinta
Joulu-tammikuussa SKH luo palvelupyynnön, josta ilmenee tulevan tilinpäätöksen määräpäivä sekä jatkuvasti päivittyvä tilatieto.
Myös tilin- ja toiminnantarkastajan kanssa käytävä keskustelu näkyy ko. palvelupyynnöllä.
Lainojen rahastointitiedot
Tilinpäätöksen laatija kirjaa lainan tietoihin, näkyy heti tilinpäätöksen laadinnan jälkeen Talokanavassa (josta esimerkiksi sijoittajaosakas voi käydä katsomassa)
Tilinpäätöksen muut kirjaukset tilinpäätöksen laatijalta
Koko tilinpäätösaineisto on hallituksen ja tarkastajien nähtävillä heti valmistuttuaan
Vaiheen liittymäpinta talousarvioon:
Hallituksen tilinpäätöskokous (ja siis talousarvion sekä korjausohjelman viimeistely) valmistellaan n. 3 arkipäivää tilinpäätöksen määräpäivän jälkeen!
Muistathan, että korjausohjelmaa hallitus voi myös itse ylläpitää Talokanavassa ja talousarvioon otetaan korjausbudjetti suoraan korjausohjelman mukaisesti! Toki huomioiden se, että ”akuutit ja juoksevat ylläpitokorjaukset” varaus tehdään aina lisäksi, oletuksena edellisvuoden budjetoidun arvon perusteella.
Talousarvio ylipäätään tehdään lähtökohtaisesti edellisen vuoden toteuman perusteella, toki tiedossa olevat merkitykselliset muutokset (yleiset hinnannousut jne) ja varaumat (kylmyys, lumi jne) huomioiden.
4. Tilinpäätöksen sähköinen allekirjoitus (optio)
Toimitamme hallitukselle sähköpostin, jossa kerromme tilinpäätöksen tulevan allekirjoitettavaksi Signom Oy allekirjoituspalvelun kautta.
Tilinpäätöksen allekirjoitus ei poista mahdollisuutta keskustella ja käsitellä asiaa tilinpäätöskokouksessa!
Päinvastoin, tilinpäätöksen sähköinen allekirjoitus jättää enemmän pelivaraa hallituksen erittäin tiukkaan aikatauluraamiin kokouksen ajankohtaan (raami syntyy perinteisesti tilintarkastuksesta ja yhtiökokouskutsun tarpeista)
Viestissä toimitamme myös linkin hallituksen Voimanäyttöön, jossa erityisenä asiana Tiliryhmäerittely.
5. Hallituksen tilinpäätöskokous
SKH tekee ja toimittaa hallituksen tilinpäätöskokouksen kutsun ja esityslistan.
Esityslistalle lisätään tilinpäätös Signom allekirjoituspalvelusta 1-2 arkipäivää ennen kokousta. Samalla sähköisen allekirjoittamisen mahdollisuus loppuu. Jos tarvittavia allekirjoituksia puuttuu: tulee ne hallituksen tilinpäätöskokouksessa käsin tehdä (viimeisimpään Signom palvelusta ulos otettuun ja tulostettuun tilinpäätösversioon)
Seuraavat lopputulemat ovat erittäin tärkeitä SKH isännöitsijälle:
Allekirjoitettu tilinpäätös
- Jokainen muutos tai vähintäänkin muuttunut asiakirja listataan pöytäkirjaan ja viedään tilinpäätöksen palvelupyynnölle (jotta tilintarkastukseen ja yhtiökokoukselle lähtevät oikeat versiot)
- Huom! Korjausohjelma ja talousarvio EI ole osa tilinpäätöstä, ne eivät lähde tilintarkastajalle.
- Allekirjoituksia tilinpäätökseen tarvitaan yli 50% hallituksen jäsenistä (kaikkien allekirjoitusta ei ole pakko olla)
- Huom! Jos tilinpäätös on kaikkien osalta allekirjoitettu sähköisesti, on se jo silloin lähtenyt tilintarkastukseen
- Allekirjoitettu tilinpäätös tulee skannata osoitteeseen poytakirjat@skh.fi
Paperiversiota ei tarvitse säilyttää.
Tilintarkastus laitetaan eteenpäin 2 arkipäivää kokouksen jälkeen jos mitään ei ole kuulunut.
Korjausohjelma (korjausbudjetti)
Isännöitsijän sisäinen prosessi asiakkaalle tiedoksi:
HUOM! jos muutos koskee kuluvaa vuotta, niin tieto muutoksesta päivitettävä ko. palvelupyynnölle.
Jos korjausohjelmaan tulee kuluvalle vuodelle uusi asia: Luo palvelupyyntö ja linkitä se korjausohjelmassa.
Hankkeiden osalta ei lähtökohtaisesti suunnittelua ja toteutusta samalla vuodelle!!
Jos kuluvan vuoden kesälle on työ tiedossa, on sitä lähdettävä valmistelemaan ja urakoitsijan kanssa sopimaan jo ennen yhtiökokousta (hallituksen toimivallan puitteissa)
Usein päätöksenteon ja rahoituksen haastavuudet liittyvät korjaushankkeeseen. Tässä erinomainen tiivistelmä lähtökohdista korjaushankkeen päätöksentekoon. Hallituksen on tiedostettava raamit ”mikä kuuluu yhtiökokoukselle”.
Päätöksenteko Korjaushankkeessa
Päätöksenteko Korjaushankkeessa Liite Päätösten Ketju
Otteet ovat kirjasta “Taloyhtiö korjausrakennuttaja”
Talousarvio
Talousarvio on SKH tietojärjestelmässä siten päivitettynä kuten se yhtiökokoukselle on tarkoitus esittää (tietoteknisesti vain SKH työntekijät pystyvät päivittämään ko. asiakirjaa)
Ideaalitilanne on, että enää hallituksen kokoustilanteessa ei muutoksia tarvitse tehdä, muutos kuluihin johtaa nopeasti muutokseen vastiketasoissa tai pahimmillaan lainoituksessa.
Viimeinen vääjäämätön pakko on, että isännöitsijä on pystynyt päivittämään talousarvion SKH järjestelmiin 3 vko ennen yhtiökokousta.
Yhtiökokouskutsuun kirjattavat aiheet ja asiat
Yhtiökokoukselle esitettävät erillisasiat tulee ilmetä hallituksen tilinpäätöskokouksen kohdasta ”yhtiökokous”.
Lisäksi aina yhtiökokoukseen laitetaan toki normaalit ja lakisääteiset asiat.
Rahastointiesitysten muuttamiset
Jos muutoksia esitykseen tulee: Tilinpäätöksen Palvelupyynnön kautta kirjanpitäjälle hyväksytettäväksi
Normaali lähtökohta: Esitämme hallitukselle laveaa muotoilua, joka jättää rahastointipäätöksen tekemisen kirjanpitäjälle hetkeen, jolloin tilikauden tapahtumat ja mm. tulos on tiedossa. Turhaan ei ikinä rahastoida, mutta toisaalta taloyhtiön ei tule ottaa riskejä mm. verotuksesta.
Päätösten ja muutosten toimeenpano
Isännöitsijä viimeistelee pöytäkirjan ja vie kokouksessa päätetyt asiat toimeenpanoon palvelupyynnöille (tallentaminen/muokkaaminen onnistuu vain SKH sisäisestä tietojärjestelmästä.
6. Tilin- ja toiminnantarkastus
SKH organisoi tarkastukset, herätteenä toimii allekirjoitetun tilinpäätöksen toimitus.
Kaikki sähköpostiviestintä ja muu asiaan liittyvä menee ko. palvelupyynnön kautta.
Toiminnantarkastajille toimitamme lausunto-mallin.
Tilin- ja toiminnantarkastuksen muistio tallennetaan palvelupyynnölle ja tulee yhtiökokouskutsuun (jos lausunto jos on ehtinyt ennen yhtiökokouskutsun toimitusta)
Toiminnassa pyrimme kaikin mahdollisin keinoin huomioimaan paperipostin lisääntyvät toimitusviiveet
7. Yhtiökokouskutsun laadinta ja toimitus
SKH valmistelee ja toimittaa.
Talousarviossa olevien lainatietojen perusteella valmistellaan lainoituspäätökset.
SKH Smart isännöitsijä toimittaa sähköpostitse hallitukselle kaikki yhtiökokousmateriaalit sekä pöytäkirjaluonnoksen (sisältää oletuskirjaukset tulevista päätöksistä).
Samalla toimitetaan taloyhtiön ääniluettelo (tämä yhtiökokouksessa tulee täyttää joko paperilla tai tietokoneella, läsnäolijoiden toteaminen)
8. Yhtiökokoustilanteeseen valmistautuminen
Puheenjohtajan oma ennakkovalmistautuminen:
- Sovi ketä tullaan yhtiökokoukselle esittämään sihteeriksi, voit toimia roolissa myös itse.
- Tiedustele onko nykyinen hallitus halukas jatkamaan ja onko uusi halukkaita tiedossa.
Uusien hallitusjäsenten osalta on hyvä koettaa sopia, kuka häntä yhtiökokouksessa tulee ehdottamaan. - Sovi kokoukselle ehdotettavien pöytäkirjantarkastajien kanssa, että tehtävä heille tulee käymään ja että heillä on käytössään pankkitunnistautumisen mahdollisuus (yhtiökokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan pankkitunnisteilla sähköisesti)
- Tutustu kokoustekniikkaan: Puheenjohtajan Nuotit Yhtiökokouksen Johtamiseen
Jos taloyhtiössä on sijoittajaosakkaita ja pääomavastikkeita perustetaan tai kerätään: Tutustu rahastoinnin perusteisiin tästä Ohje Rahastoinnista Keskusteluun
Smart talon puheenjohtaja:
- Tutustu tulevan sihteerin kanssa SKH isännöitsijän toimittamaan pöytäkirjaluonnokseen.
- Olethan puheenjohtajana saanut SKH isännöitsijän toimittaman ääniluettelon (johon merkitään tulevan kokouksen osallistujat)
- Jos tiedossa on äänestys: varaa tyhjiä papereita äänestystä varten (jaettaessa äänestäjälle lappuun kirjataan äänimäärä, ei muita tietoja)
9. Yhtiökokouksen kulku
Pöytäkirjaluonnoksen kirjaukset antavat suuntaa moneen kohtaan, tässä lisätarkennuksia tiettyihin kohtiin
Kokouksen osanottajien toteaminen
- Usein toimiva käytäntö on laittaa ääniluettelo kokouksessa kiertämään ja jokainen merkkaa osallistumisensa itse ääniluetteloon
- Läsnäolevat äänimäärät lasketaan vasta kokouksen jälkeen (tai äänestystilanteessa jos sellaiseen joudutaan)
- Normaali käytäntö on, että kokoukseen osallistujia ei pyydetä todentamaan henkilöllisyyttään, toki puheenjohtaja voi arvionsa mukaan asian tarvittaessa vaatia.
- Osakkaan ollessa yritys, on yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö edustamiskelpoinen (tai hänen valtakirjallaan toimiva)
- Yrityksen päättäjätietoa pystyt epävirallisesti tarkastamaan esimerkiksi täältä https://www.finder.fi/ , virallisen yrityksen edustusoikeusluettelon saat maksullisesti esimerkiksi PRH:n Virre tietopalvelusta. Myös Asiakastieto ja Kauppalehden ePortti-palvelu sisältää yritysten (myös taloyhtiöiden) maksullisia edustustietoja.
- Yhtiökokoukseen voi ilman äänioikeutta osallistua henkilöitä muiden läsnäolijoiden sen hyväksyessä
- https://www.kiinteistolehti.fi/yhtiokokouksen-osallistujat/
- https://www.kiinteistolehti.fi/asukkaiden-osallistumisoikeus/
- Valtakirjat tarvitaan kaikilta yhteisomistuksessa ja kuolinpesän omistuksessa olevilta osakkailta
- Poikkeus: Puolisolta ei tarvitse valtakirjaa, puheenjohtaja arvioi puolisotilanteen
- https://www.kiinteistolehti.fi/puolisoiden-yhteinen-koti/
- Toki kokoukseen voi osallistua ilman valtakirjaa, mutta äänestystilanteessa äänivaltaa ei ole.
- Miten valtakirjojen kanssa käytännössä toimitaan?
- Valtakirjojen ja ääniluettelon merkintöjen keskinäinen yhtenäisyys tarkistetaan äänestysvaiheessa
- Kokoukseen saapuessa valtakirjat tuodaan puheenjohtajalle tai sihteerille, joka lopulta toimittaa valtakirjat ääniluettelon liitteenä SKH:lle.
Kokouksen laillisesta koolle kutsumisesta
Nykyinen as oy laki ajaa ohi mahdollisista yhtiöjärjestyksen määräyksistä, joten kokous on aina laillinen kun yksikin osakas on paikalla ja kutsun postileima on leimattu 2 viikkoa ennen kokousta. Kutsun perilletulon ajankohdalla ei ole merkitystä. Toki jos voidaan uskottavasti havainnoida todella monen jääneen ilman kutsua: puheenjohtaja voi harkita kokouksen keskeyttämistä ja jatkamista erillisen uusintakutsuin perusteella.
Työjärjestyksen hyväksyminen
Asioiden käsittelyjärjestystä voidaan tässä vaiheessa kokousta vielä muuttaa ja joskus se järkevää onkin.
Huomaathan kuitenkin, että mitään päätösasiaa ei kokoukseen enää voi lisätä!
Kaikki käsiteltävät aiheet tulee olla kutsussa mainittu!
Toki kokouksessa voidaan päätösesitystä aina päivittää erilaiseksi kuin mitä kutsussa on esitetty. Rajat menevät esimerkiksi siinä, että kutsussa mainittua korjauksen lainavaltuutta päivitetään 15% ylöspäin. Se on ok jos yhtiökokous sen hyväksyy. Sen sijaan kutsussa mainitsematon katon maalaaminen ja sen lisääminen osaksi putkiremonttia ei kuitenkaan enää ole ok.
Keskusteluasioissa voidaan kirjata asioista keskustellun ja tulevalle hallitukselle voidaan aina kirjata asioita huomioon otettavaksi.
Toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen esittäminen
Toimintakertomus kokonaisuudessaan on olennainen asiakirja. Kaikkea ei kuitenkaan siitäkään yhtiökokoustilanteessa ole tarkoituksenmukaista enää sanallisesti esittää. Hyvänä lähtökohtana voidaan pitää mallia, jossa toimintakertomuksesta sanallisesti mainitaan ja lyhyesti kiteytetään merkityt kohdat. Ja lisäksi toki on hyvä mahdollistaa lopuksi vapaa kysymysten kautta asian jatkokäsittely.
Samaa ajattelumallia voidaan toteuttaa myös muiden tilinpäätösasiakirjojen osalta, erityisen hyvin yhteenvetäviä ja sanallisesta esityksestä joskus lisäarvoa saavat asiakirjat ovat
- Vastikerahoituslaskelma
- Talousarviovertailu
VINKKI! PEREHDY SEURAAVAAN JA TEE OMAAN TILINPÄÄTÖKSEESI OMAT NUOTITUKSESI!
Toimintakertomus ja tilinpäätös-malli, esimerkki sanallaisesti esitettävistä kohdista merkitty tähän: As Oy X Toimintakertomus Ja Tilinpäätös 1.1. 31.12.2018 Muokattu
Voimanäytön hyödyntäminen kokoustilanteessa
Hallituksella pääsy voimanäyttöön mm. tilinpäätöksen yhteydessä toimitetusta linkistä.
Hyödynnä erityisesti tiliryhmäerittelyä jos se tilanteeseen tuo lisäarvoa!
Seuraavat kokouksen kohdat ovat usein hyvin nopeita ja suoraviivaisia jos kaikki on kunnossa
Korjausohjelman mukaiset tulevat korjaushankkeet
Oleellista on, että ehdotusta on hallituksen tilinpäätöskokouksessa käsitelty (yhdessä isännöitsijän kanssa!)
Kaksi tiedostettavaa näkökulmaa:
- Kuluvan vuoden korjauksia tulee listata budjetointimielessä, toki samalla myös viestitään osakkaille pienempiäkin asioita joita hallitus aikoo toteuttaa. Ja samalla osaltaan tehdään myös työlistaa isännöinnille ja määritelmiä töiden sisällöstä tuleville urakoitsijoille.
- Pidemmän tähtäimen asioissa oleellista on ajatus ”parhaasta mahdollisesta tämän hetken arvauksesta”.
- Laki määrää ”arvaamaan” 5 vuoden tähtäimellä, hyvä hallintotapa ottaa pidemmän tähtäimen
- Asunnon ostajalle erityisen tärkeä asia –> tulevaisuuden hyvälle yhteishengelle erityisen tärkeä asia
- Varataan suunnitteluille aikaa ja vähän rahaakin!
Päätetään talousarviosta ja vastikkeista
Talousarvion tulkinta tapahtuu tilinpäätöksen tulkinnan periaatteilla (vastaa rakenteeltaan talousarviovertailua)
Oleellista on, että talousarvioehdotusta on hallituksen tilinpäätöskokouksessa käsitelty (yhdessä isännöitsijän kanssa!)
Pääsäännöt:
- SKH laatinut ammattisilmällä toimivan ehdotuksen.
- Budjetti on arvaus ”huonoimmasta oletettavasta tilanteesta” (taloyhtiön ei kuulu budjetoida ”toivotaan toivotaan” periaatteella)
- Ensin kulut, tulot lopuksi siten, että hoitojäämä on riittävä!
- Älä suunnittelu vastikevapaita kuukausia, aiheuttaa osakkaille ja isännöinnille paljon turhia sählinkejä ja kuluja!
- Muista, että vastike voi muuttua vasta tarpeeksi paljon yhtiökokouksen jälkeen (e-laskujen pankkiviiveet ja määräajat!)
- Ylimääräisten hoitovastikkeiden optio on tärkeä! Jos jotain sattuu…
Tilin- ja toiminnantarkastajan valinnasta
Erittäin hyvä syventävä tietopaketti: Ohje Tilin Ja Toiminnantarkastus
Äänestystilanne
Rautalankamalli:
- Selvitetään äänestysvaihtoehdot (vaihtoehto pitää olla kannatettu)
- A tai B tai C (voi olla myös henkilökokoonpano)
- Henkilöäänestys (jokainen äänestää esim. kolmea ja ketkä ovat saaneet eniten ääniä)
- Koeäänestys käsin (epävirallinen, koetetaan selvittää onko järkeä äänestää ja ehkä joku vetää vaatimuksensa takaisin…)
- Ääntenlaskijat jakavat jokaiselle lapun, johon kirjoitettu hänen äänimääränsä (ääniluettelon mukaan nimenhuuto…)
- Äänestys, laput puheenjohtajan pöydälle
- Ääntenlaskijat laskevat (auta excelin kanssa jos mahdollista)
- Puheenjohtaja julistaa tuloksen
Syventävää tietoutta äänestystilanteesta: Ohje äänestykseen Yhtiökokouksessa
Jos yhtiökokoustilanne ei etene tai ajautuu pattitilanteeseen:
- Eriävän mielipiteen kirjaus
- Päätetään palauttaa asia hallitukselle valmisteluun
- Ääritilanteessa keskeytetään kokous ja sovitaan kokousta jatkettavan (erillinen kutsu toimitetaan)
Yhtiökokoustilanteiden syventävää koulutusta
Tietopaketti syventävin osin mm. roolit, kutsu, äänestys, jälkitoimet 2018 Yhtiökokouskoulu Maria Syventävää Koulutusta
Tilinpäätöksen malliesittely
Ostolaskuanalyysi SKH taloyhtiöissä 2017
As Oy tuloslaskelma ja tase
10. Hallituksen järjestäymiskokous
Tulee pitää välittömästi yhtiökokouksen perään.
SKH on valmistellut kokouksen ja silloiselle hallitukselle on toimitettu kutsu ja esityslista
Tärkeitä asioita:
- Yhteystiedot: Järjestäymiskokouksessa JOKAINEN hallituksen jäsen käy kirjaamassa tietonsa linkistä
- Puheenjohtaja ei päästä pois kokouksesta ennen pakollisten tietojen kirjausta
- Huom! hallituksen jäsen voi käydä myöhemmin samasta linkistä täydentämässä tietojaan (tilinumero, veroprosentti…)
- Päätösmielessä pääasia on hallituksen puheenjohtajan valinta.
Se tule valita, kokous ei lopu aiemmin. - Erinomaista on myös käydä välitön keskustelu siitä, miten yhtiökokous hallitusta kokouksessa ohjeisti tai mitä toiveita hallitukselle esitettiin.
- Hallituksen kokousaikataulu on syytä sopia tässä kerralla koko toimikaudeksi! (tilinpäätöskokousta lukuunottamatta, se ehdotus tulee isännöinnin tilinpäätösaikataulujen perusteella)
- Smart taloyhtiössä: Puheenjohtaja toimittaa pöytäkirjan isännöitsijälle välittömästi kokouksen jälkeen (SKH voi tarvittaessa huolehtia sähköisen allekirjoituksen) –> Hallituksen jäsen- ja rooli muutokset saadaan tietojärjestelmissä eteenpäin, joka on tärkeä tapahtua nopeasti.
11. Yhtiökokouksen jälkitoimet
Seuraavat tehtävät ovat Smart taloyhtiössä yhtiökokouksen sihteerin tehtäviä (perinteisessä isännöinnissä ovat isännöitsijän tehtäviä)
- Ääniluettelo ja valtakirjat –> Skannaa viimeistään parin päivän sisällä poytakirjat@skh.fi
- Äänestyslaput –> Arkistoi talteen muutamaksi vuodeksi, ei tarvitse toimittaa mihinkään
- Pöytäkirja –> Kirjoita toimitetun pohjan perusteella ja toimita sähköpostitse isännöitsijälle
SKH huolehtii pöytäkirjan viennin kokousjärjestelmään sekä pöytäkirjan allekirjoitukset ja toimituksen
(toki erittäin kiva on, jos SKH:lle toimitetaan samalla myös valmiiksi puheenjohtajan ja pöytäkirjantarkastajien allekirjoittama versio…:)