SKH Isännöinnin varautuminen ja reagointi Koronatilanteessa

Sisältää vinkkejä erityisesti hallituksille!

Jo varatut yhtiökokousten pitopaikat peruvat varauksensa

Yhtiökokouspaikat ovat peruneet varauksiaan ja me olemme varautuneet laajempaankin kokoustilojen puutteeseen. Yhtiökokouksen pitopaikka on siis tänä keväänä poikkeuksellisesti taloyhtiön tilat.

Olemme pyytäneet jokaista puheenjohtajaa miettimään ja meille ilmoittamaan, missä taloyhtiön omissa tiloissa (tai asunnossa) yhtiökokous tullaan pitämään jos nykyinen tilavaraus perutaan.

Tilan minimikriteereiksi olemme määritelleet:

• Isännöitsijälle pöytä, tuoli ja kuuluva matkapuhelinverkko (tai netti)
• Yhtiökokoukseen osakkaille mahdollistetaan etäosallistuminen, jota vahvasti suositellaan. Tilan ei siis tulisi olla liian kaikuisa ja sen tulisi olla muutenkin etälähetykseen soveltuva.

Osakkaille mahdollistetaan myös etäosallistuminen yhtiökokoukseen

Näin kirjaamme yhtiökokouskutsuun ja kerromme käytännön ratkaisumallit:

Vallitseva koronatilanne aiheuttaa haasteita myös yhtiökokouksiin. SKH-Isännöinti tarjoaa teille valmiudet hoitaa yhtiökokoukset etänä ja saada taloyhtiön asiat jouhevasti eteenpäin ikävästä tilanteesta huolimatta.
Osallistuminen on mahdollista myös edellisellä sivulla olevalla
valtakirjalla (kyseinen valtakirja löytyy yhtiökokouskutsusta). Näissä poikkeuksellisissa oloissa pyrimme huomioimaan, että osakkaat saavat äänensä kuuluviin ja otamme vastaan valtakirjoja, joissa osakas on ilmaissut tahtonsa selkeästi.

Osakkaan etäosallistuminen on vahva suositus. Isännöitsijöillä on kevään aikana poikkeuksellisen paljon kontakteja ja näin ollen katsomme, että riski heidän sairastumiseen ja muiden tartuttamiseen on ilman poikkeusjärjestelyjä erittäin suuri.
Yhtiökokouksissa käy tyypillisesti myös paljon riskiryhmään kuuluvia henkilöitä.

Kokoukseen voit osallistua tästä linkistä: ”jokaisella talolla oma linkkinsä”
KÄYTÄTHÄN CHROME-SELAINTA. Lisätietoja tekniikasta täällä:
https://whereby.helpscoutdocs.com/article/318-supported-devices.

• • Etäosallistuja: saavuthan linjoille 15min ennen kokouksen alkua, jotta mahdollisia teknisiä haasteita on hieman aikaa tarvittaessa laittaa kuntoon.
  • Etäosallistujan tulee ilmoittaa läsnäolostaan lähettämällä sähköpostiviesti osoitteeseen lasnaolo@skh.fi välittömästi linjoille tultuaan. Viestin leipätekstin tulee olla muotoa: As Oy Mallitalo, hsto A1, Matti Möttönen ja Maija Möttönen. Sähköpostista läsnäolotieto poimitaan kokouksen jälkeen tai äänestystilanteessa virallisiin läsnäolotietoihin
  • Etäosallistujan on toimitettava skannaus tai valokuva mahdollisista valtakirjoistaan osoitteeseen lasnaolo@skh.fi, viestin muotovaatimus kuten läsnäolon muotovaatimus.
  • Puheenjohtajan niin vaatiessa etäosallistujien on toimitettava kuva henkilötodistuksesta lasnaolo(at)skh.fi
  • Jos kokouksessa päädytään äänestystilanteeseen, lähettävät etänä osallistujat valintansa yhtiökokouksen valitsemalle ääntenlaskijalle tekstiviestillä (esim. “äänestän A, olen hsto 99, Möttönen”). Näin ollen etäosallistujan osalta suljetussa lippuäänestyksessä äänestys on mahdollista, mutta ääntenlaskija (eivät muut) saavat tietää sisällön. Nimi ja huoneisto on kerrottava, koska äänimäärää ei pystytä fyysisen äänimäärän sisältävän äänestyslapun jakamisen kautta kontrolloimaan. Toki ääntenlaskija on salassapitovelvollinen. Ääntenlaskija kirjoittaa äänestyslappuun etäosallistujan äänen ja äänimäärän ja äänestyslappu liitetään muiden joukkoon ääntenlaskentaa ja arkistointia varten.
  • Jos tekniikka tai yhteydet eivät toimi jatketaan kokousta läsnäolijoiden kesken
  • Puheenjohtaja voi aina keskeyttää jo alkaneenkin yhtiökokouksen, jos huomaa arvionsa mukaan fyysisen ihmismäärän ylittävän vallitsevan riskirajan

Vinkki: jos et kuule tai sinua ei kuulla: Tarkistathan nettikokoushuoneen hammasrattaan (asetukset) alta mitä mikrofonia ja kaiutinta tietokoneesi tai kännykkäsi koettaa käyttää!
Lisätietoa aiheen juridiikasta: https://www.kiinteistoliitto.fi/blogit/lakipahkina/yhtiokokoukseenosallistuminenetayhteydenavulla/.

SKH ottaa vastaan valtakirjoja

Olemme lisänneet yhtiökokouskutsuun uuden valtakirjapohjan (valtakirja isännöitsijälle kannattaa hallituksen esityksiä). Tarkoitus on tuoda esille lisää vaihtoehtoisia keinoja saada äänensä kuulumaan kokouksessa olematta silti fyysisesti läsnä.

Ei siirretä kokouksia

Yhtiökokouksen pitämisen tärkeyttä ei voi liikaa korostaa, monista syistä. Pandemia saattaa kestää ja taloyhtiön päätöksenteon lamautumisella olisi merkittäviä myös epäsuoria vaikutuksia.
Jos nyt ajatellaan ‘katsotaan tilanne keväällä’, tarkoittaa se nopeasti reaalimaailmassa yhtiökokousta aikaisintaan lokakuussa.
Taloyhtiö tarvitsee päätöksiä turvatakseen taloutensa ja maksuvalmiutensa ja tulevat korjauksensa. Monet kuluerät ovat viimevuosina nousseet, vastikkeen tarkistuspaineita yleisesti on.
Yhteiskunnan näkökulmasta erittäin ongelmallista olisi tulevan kesän työmaiden (isojen ja pienien) siirtyminen, tämä käytännössä tarkoittaisi monelle urakoitsijalle ylitsepääsemättömiä ongelmia. Isännöintitoimistojen resurssit on varattu kevään kokousaikataulujen mukaan ja sesongin äkillisestä siirtymisestä kesään ja syksyyn voisi heijastusvaikutuksia seurata merkittävissä määrin.
Joissakin tilanteissa yhtiökokouksen siirtäminen saattaa vaikuttaa nopeasti helpolta ratkaisulta, mutta se siirtää ongelmat eteenpäin.

Hallituksen kokoukseen isännöitsijä osallistuu etänä taloyhtiön kokoushuoneen kautta (linkki hallituksen perjantaikirjeellä)

Isännöitsijä tai muu SKH työntekijä ei toistaiseksi osallistu fyysisesti hallituksen kokouksiin tai muihin tapaamisiin. Jos hallitus kokee, että isännöitsijän fyysinen läsnäolo on pakollista: sovithan asian isännöitsijän kanssa erikseen. Muussa tapauksessa isännöitsijä tulee kokoukseen hallituksen WhereBy kokoushuoneen kautta (linkki löytyy hallituksen perjantaikirjeeltä).

Varaudutaan tulevaan

SKH:ssa varaudumme tilanteeseen, jossa isännöitsijä joutuu olemaan yhtiökokouksessa etänä läsnä. Tämä saadaan hoidettua tarvittaessa ilman ongelmia, toki jollakin yhtiökokouksessa paikanpäällä olevalla osakkaalla on syytä olla tietotekniikan perustaidot ja välineet olemassa.
Pyydän hallitusta suunnittelemaan tätä jo varmuuden vuoksi ennalta valmiiksi!
Koetamme järjestää toimistollemme usb-kaiutinmikrofoneja lainattavaksi, toki monella näitä varmasti omastakin takaa on. Tässä erityisen hyväksi yhtiökokoustilanteessa havaitsemamme malli: Jabra Speak 710, toki ilmankin pärjää hyvin jos puheensorinaa kokoustilassa maltetaan välttää. Videoyhteydellä ei ole käytännön merkitystä, toki joku kamera on hyvä olla varmuuden vuoksi.

Kokoustilassa ongelma tai 10 hengen rajoitus mietityttää

Jos yhtiökokoukseen tuntuu olevan vaikea löytää kokoustilaa taloyhtiön tiloista tai yli 10 hengen läsnäolon riski tuntuu liian suurelta:
–> Puheenjohtaja voi aina keskeyttää jo alkaneenkin yhtiökokouksen, jos huomaa arvionsa mukaan fyysisen ihmismäärän ylittävän riskirajan. Tämä kirjataan jatkossa myös yhtiökokouskutsuun ja näin toivomme etäosallistumisen entisestäänkin yleistyvän.
Jos kokoustilat taloyhtiön tiloissa ovat täysi mahdottomuus, niin ole yhteydessä isännöitsijään ennen kokouksen siirtämistä, niin mietitään yhdessä ratkaisua.

Yhtiökokous pelkästään netissä?

Monet ovat kyselleet kokonaan ilman fyysistä osallistumismahdollisuuttakaan pidettävästä yhtiökokouksesta. Pyrimme kertomillamme malleilla etäkokouksiin ja siihen, että kaikki osallistuvat olisivat etänä. Mutta asuntoyhtiölaista johtuen fyysinen kokoussijainti (yhtiön sijaintipaikkakunnalla) on aina ilmoitettava, jotta lain selkeät muotovaatimukset täyttyvät ja moitekanteen riskiä ei synny.

 

Lopuksi – valmistaudu!

Pyyntö kaikille hallituksen jäsenille: tutustu hallituksen WhereBy kokoushuoneeseen ennalta ja testaa sitä! Opettele miten säädät tietokoneelta ja kokoushuoneesta käytössä olevaa mikrofonia ja kaiutinta sekä niiden asetuksia!