SKH:n oston hallinointikorvaus

SKH:n oston hallinnointikorvaus on asiakkaalle reilu ja rationaalinen hinnoittelumalli.

Mallimme perustuu siihen, että asiakas maksaa käyttämistään palveluista vain oman käytön ja tarpeen mukaisesti.

Reilu hinnoittelu tarkoittaa vaihtuvien isännöintikustannusten mallia: Aktiivisena vuonna taloyhtiön isännöintikustannukset ovat korkeammat ja vastaavasti hiljaisena vuonna matalammat. Taloyhtiö ei siis hiljaisena vuonna kompensoi korkealla kuukausihinnalla aktiivisten taloyhtiöiden kustannuksia, mutta ei myöskään toisin päin.

SKH:n hinnoittelumalli päätyy taloyhtiön kokonaiselinkaaren ajalla edulliseen lopputulemaan, sillä hiljaisia vuosia on enemmän kuin aktiivisia. Hinnoittelumallimme takaa myös sen, että taloyhtiö saa aktiivisena vuonna tarvitsemaansa palvelua laadun ja muiden asiakkaiden kärsimättä.

Pitkän isännöintihistoriamme aikana olemme tulleet siihen ehkä itsestään selväänkin päätelmään, että paras mittari taloyhtiön aktiivisuuteen on vakiolaskutuksen ulkopuolinen ostoaktiivisuus. Tämä korreloi suoraan taloyhtiön työllistävyyteen isännöinnin kannalta. SKH:n hinnoittelumallissa vakiolaskutus, kuten huollon kuukausilaskutus, vakuutus- ja kaukolämpömaksut, kuuluvat kiinteään perushintaan.

Asiakaskohtainen tilasto

SKH:n palveluhinnastossa on määritelty asiakkaan erillisiin toimiin ostojen hallinnointikorvaus. Tärkeää on huomata se, että oston hallinnointikorvausta ei tule vakiolaskutuksesta esimerkiksi huollon kk-veloituksista, kaukolämpömaksuista, vakuutusmaksuista jne.

Isännöitsijätoimiston toiminta tulee olla ennakoitua, juuri siksi laskutuksemme ei ole käytännössä tuntilaskutusta eikä erillisiä tilausmaksuihin perustuvaa. Hinnastossamme ei myöskään ole isännöinnissä yleisesti käytettyä ns. hankepalkkiolaskutusta.

Hinnoittelumallimme tekee hinnoittelustamme ennakoitavaa ja varmistaa sen, ettei henkilökuntamme käytä resurssejaan laskutukseen, käytämme kaiken työaikamme asiakkaidemme asioiden hoitamiseen.

Asiakkaan toivomuksesta voimme toimia rakennushankkeissa erillisveloitusta vastaan myös perinteisessä rakennuttajakonsultin (projektipäällikön) roolissa, Oston hallinnointikorvauksia näissä projekteissa on laskutettu alla olevan mukaisesti projektinjohtotyön ohessa. On siis syytä huomata, että projektipäällikön rooli kasvattaa oston hallinnointikorvauksen hintaa, hinnaston mukaisesti.

Työmaavaiheissa 21€/hsto (sis alv) vuodessa
Suunnitteluvaiheissa 2,5€/hsto (sis alv) vuodessa

Säästöä omatoimisuudella

SKH Hinnoittelumallin lähtökohta on, että asiakas maksaa vain käyttämästään palvelusta. Taloyhtiöitä on erilaisia, mutta me haluamme kannustaa hallituksia omatoimisuuteen myös hinnoittelullamme. Hallituksen itse tekemästä ostosta ei veloiteta ostokorvausta, jos oston määrä on alle 2000 €. Tämä toki edellyttää, ettei asian hoidosta aiheudu meille ylimääräistä työtä ja siksi ostokorvauksesta vapautuminen edellyttää, että sovittuja prosesseja on noudatettu. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ostolle on haettu etukäteen ostonumero. Lisätietoja ostonumeron saamisesta mm. täältä: https://www.skh.fi/info-ilmoita/

Toimintaympäristö kehittyy – haasteisiin on löydyttävä kestävä ratkaisu

Toiminnassamme erilaisten korjausten lisääntyvä määrä taloyhtiöissä tarkoittaa teknisen henkilökunnan rajua kasvua ja ylipäätään isännöintitoimiston henkilöprofiilin radikaalia päivittymistä.

Korjaushanke tarkoittaa isännöinnille aina myös kasvavia riskejä. Riskit kasvavat suoraan suhteessa urakkasummaan.

Asiakkaan ostotoiminnan aktiivisuus vaikuttaa suoraan siihen, kuinka monta asiakasyhtiötä yhdellä isännöitsijällä voi olla. Hiljaisen talon kokouksia on vähemmän. Aktiivisessa vaiheessa olevan taloyhtiön kohdalla näin ei ole mielekästä toimia, jo kasvavat pienet huoltokorjausmäärät muuttavat merkittävästi osakkaiden ja hallituksen isännöitsijälle asettamia vaateita ja selvityksiä.

Tarkka taloyhtiön tilinpito alkaa onnistuneesta, hyvin järjestetystä, ostotoiminnasta. Yksinkertaistettu periaate on se, että ilman tilausta ei asiakaslaskuja voi tulla. SKH isännöinti on valinnut menettelyn, jossa ostosta tehdään merkintä jo tilaus vaiheessa eikä maksuun pääse lasku, josta tehtyä ostoa eli tilausta ei löydy. Tällä menettelyllä aktiivisesti varmistetaan se, ettei yksikään väärä, väärän suuruinen tai aiheeton lasku päädy asiakkaan maksettavaksi.

Mitä konkreettista tekemistä oston hallinnointikorvauksella katetaan?

Oston hallinnointikorvaus ei ole korvaus pelkästään laskun mekaanisesta läpiviennistä. Taloyhtiön ostoon liittyy monia asioita alkaen budjetoinnista, verottajaraportoinnista, vakuutusilmoitusten hoitamisesta ennen ja jälkeen hankkeen, päätyen tilinpäätökseen ja sen esittämiseen yhtiökokouksessa. Alla on perusteellisempi selvitys asiaan liittyvistä toimista.

Lähes kaikki isännöinnin kiinteään kuukausihintaan kuuluvat asiat lisääntyvät taloyhtiön kertaostojen määrien kasvaessa:

kirjanpito lisääntyy
maksuliikenteen hoitaminen kasvaa ja monimutkaistuu
ihmisten ja yritysten yhteydenotot asiakaspalveluun lisääntyvät
tilinpäätöksen laadinta ja esitys yhtiökokoukselle laajenee
Nämä vain pääasiat mainitaksemme!

Oston hallinnointikorvaukseen sisältyvät toimet vaihtelevat oston mukaisesti

Edellä mainitun lisäksi oston hallinnointikorvaukseen voidaan listata kuuluvan seuraavat asiat. Listaa lukiessa on hyvä huomata, että osa näistä korostuu suuressa peruskorjauksessa ja osa taas pienessä ylläpitokorjauksessa.

1. Budjetointitoimet
Ehdotus hallitukselle ja edelleen yhtiökokoukselle budjetista

2. Palveluntuottajahallinta
Taloyhtiökohtaiset toimittajat ja niiden hallinnointi
SKH yleistoimittajat

3. Oston kirjaustoimet
(voidaan ilmaista myös erilaisen sähköpostiviestinnän seuraamiseksi ja kirjaamiseksi tarvittavilta osin, toimenpidetarpeisiin tarttuminen)
Tehtävän oston kirjaaminen ja tilaushallinta
Kustannustason selvittäminen, arvioiminen ja liittäminen tilaukseen
Toimenpiteestä ja sen aikataulusta sopiminen ja tiedottaminen (kun arvioimme tarpeelliseksi)
Tarvittavat hallinnolliset valmisteluesitykset hallitukselle/yhtiökokoukselle ja päätösten haku
Hankkeen yhteyshenkilöluettelon täytättäminen ja ylläpito

4. Informaatiotoimitukset
Ulkopuoliselle projektinjohtajalle tai hallitukselle
Suunnitelmien yms. materiaalien toimittaminen

5. Valtakirjojen myöntäminen (mm. rakennusluvan hakeminen, katualueen vuokraus, kaivulupa)

6. Avaimien luovutus osapuolille (organisoidaan, lukkoliike luovuttaa)
Huolehditaan palautuksista tarvittaessa

7. Osakkaiden/talon sisäisten kysymysten vastaus
Erityisesti alkuvaiheessa toimenkuvien selvennys/projektinjohtajan vastuut hallitukselle

8. Aloitustiedotteiden jako
sekä jatkuva tiedotus asioista perjantaikirjeessä

9. Työmaan hallinnon käytännön toimet
Remontiaikaiset käyttökorvauskatkot ja niistä tiedottaminen (autopaikka, saunavuoro, vesimaksukatko ym)
Huolto- ja siivousmuutokset remontin ajalle (ja kustannusmuutosten sopiminen käytännössä)

10. Työmaan päättymisen Kirjaukset ja aineistotallennus
Dokumentointi ja dokumenttien pyytäminen
Työmaa- ja suunnittelukousten pöytäkirjat
Vakuudet
Piirustukset
Luovutusmateriaali yleisesti, mm. käyttö- ja huolto ohjeet, takuutodistukset

11. Vakuutustoimet
Lisäriski-ilmoitukset ennen aloitusta
Kilpailutus ja vakuutustietojen päivitys työn jälkeen

12. Palveluntuottajien palvelukyvyn ja kustannustason seuranta
Laatu ja kustannusseuranta

13. Maksatukseen liittyvät toimet
Laskun oikeellisuuden tarkistaminen
Lasku vastaa tilausta

14. Edelleenlaskutukset
Osa- tai kaikki kuluista laskutetaan esimerkiksi vahingon aiheuttajalta tai yhteispihan kunnossapitovastuiden mukaisesti

15. Hyvitykset
Usein korjaushankkeen lopuksi tehdään hyvityksiä osakkaille, tilinumerot tulee tiedustella, hyvityssummat ja perusteet selvittää ja itse hyvitykset tehdä.

16. Yhteiskunnallisten velvoitteiden täyttäminen
Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset ja seurannat
Kuukaisittainen verottajaraportointi, https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/ilmoittaminen-ja-maksaminen/rakentamisilmoitukset

17. Korjausohjelman päivitys ja ylläpito
Kustannusarvion ja rahankäyttövaltuuksien ylläpito, jaoittelu vuositasolle yli tilikauden menevän hankkeen osalta
Vastaanottopäivän merkkaus
Takuutarkastuksen merkkaus

18. Toimintakertomuksen päivitys ja esittäminen osana yhtiökokousta

19. Jälkitoimista huolehtiminen, varmistetaan asioiden olemassa- ja kunnossaolo
Osakkaiden lisä- ja muutostöiden kirjaus huoneistorekisteriin
Toteumakuvien ja piirustusten saattaminen taloyhtiön tietoihin (vaatii yhteistyötä pääsuunnittelijan kanssa)

20. Rahoituskysely ja pääomavastikkeen perustaminen
Jos kyseeessä pääomavastikkeellinen hanke

21. Huollon perehdytyksen varmistaminen
Laitteita, vesimittareita, yms.

22. Kirjanpidollinen käsittely
Tuloslaskelman, kustannuspaikan käsittely
Budjettiseuranta

23. Tilinpäätökseen liittyvät toimet
Vaikutukset tilinpäätökseen

Näin käsittelemme ostolaskuja

Ostolaskut ovat laskuja taloyhtiön ostamista eri hyödykkeistä tai palveluista, ts. kuluja taloyhtiölle.
Kaikki ostolaskut tallennetaan optisesti sähköiseen laskujenkäsittelyohjelmaan (Basware eOffice). eOfficessa hyväksytään ja tiliöidään suoraan niin sanotut kiinteisiin palveluhintoihin perustuvat palvelujen sopimuslaskut kuten esim. kiinteistöhuollon tai siivouksen kuukausilaskut. Laskujen summat ja laskujen toimittajien oikeellisuus tarkistetaan sopimuksien pohjalta. Tulevaisuudessa sopimuslaskujen käsittely tulee automatisoitumaan CRM:n kautta. Tämä tapahtuu CRM:ään perustettavan sopimustietokannan avulla.
Kaikki muut ns. erillislaskut syötetään CRM-järjestelmän kautta hyväksyttäviksi. Laskun hyväksyjinä toimivat oston tehneet tahot eli laskun luonteesta riippuen esim. tekniset isännöitsijät tai projektijohtajat. Hyväksynnän jälkeen myös erillislaskut tiliöidään ja siirretään maksuliikenteeseen (Basware Maksuliikenne) odottamaan eräpäivän lähestymistä. Tiliotteet maksuista muodostuvat noin kerran viikossa.
Urakkalaskujen käsittely kestää kauiten, koska laskujen eräpäivä on riippuvainen urakan vaiheista. Urakan työntekovaiheet tarkastaa erillinen valvoja ja urakkalaskut maksetaan vasta kun laskulla on valvojan kuittaus.